A Secretaria Executiva de Gestão - SEGES, por meio da Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC, publicou, na última terça-feira (25/05), a portaria 01/CGDOC/21 que estabelece procedimentos para a implementação da Política Municipal de Gestão Documental (PGDOC).
Instituída pelo Decreto Municipal nº 57.783/2017, que dispõe sobre o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, a PGDOC estabelece o Plano de Classificação de Documentos (PLCD), que será utilizado para todo documento de arquivo, e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTDs), que vai definir prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente).
Instalado em dois galpões com 8.500 m² de área construída, o Arquivo Municipal possui um acervo de aproximadamente 20 milhões de processos administrativos, dos anos de 1936 a 2021, além de um arquivo de 23 milhões de fotogramas em 2.353 rolos de microfilmes.
“Com a Política de Gestão Documental será possível descartar documentos que não estão mais sendo usados e preservar corretamente aqueles que ainda tem efeito probante, cultural ou histórico, de forma a preservar a história da administração e diminuir o uso de espaços importantes”, afirma o secretário executivo de Gestão, Fabricio Cobra Arbex. “O volume total de documentos com apenas uma folha em estoque na PMSP e que não se movimentam há mais de dez anos é de mais de 14 milhões, que, juntos, ocupariam cerca de 433 armários”, conta Dárcio Gomes, coordenador de Gestão de Documental da Secretaria Executiva de Gestão. Desde 2019, todos os novos processos da Prefeitura de São Paulo passaram a ser eletrônicos.
Para a elaboração do Plano de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade, entre outras atividades arquivísticas, os órgãos e unidades da Prefeitura deverão instituir, no prazo de 30 dias, Equipes de Gestão Documental – EDOC, compostas por servidores que já são responsáveis hoje por gerir os sistemas SEI (Sistema Eletrônico de Informações) e SIMPROC, pelo setor de protocolo e pelo responsável pelo órgão setorial do Sistema de Arquivos do Munícipio.
As EDOCs receberão capacitação e apoio técnico para elaborar as Tabelas de Temporalidade e executar outras tarefas, como inventariar o estoque de documentos e processos, descartar documentos com guarda vencida e digitalizar processos para prosseguimento no SEI.
Além do PLCD e TTD, a CGDOC irá implantar gradativamente o Cadastro de Acervos do Sistema de Arquivos do Município de São Paulo (CA-SAMSP), que terá como finalidade indexar os documentos arquivísticos existentes na Administração Pública Municipal, em qualquer suporte ou formato, de modo a garantir sua individualidade; possibilitar sua localização; permitir a pesquisa e utilização de informações por demais órgãos da Administração Municipal e aplicar os prazos de guarda determinados nas TTDs.