O Sistema Municipal de Processos, o SIMPROC, completa 15 anos. Implantado em 1997 para agilizar a forma como os processos transitavam de uma unidade da Prefeitura (secretaria, subprefeitura, diretorias escolares, parques, dentre outros) para outra, o SIMPROC facilitou os trâmites ao adotar uma plataforma com o uso do computador.

Contudo, mais de uma década se passou e o sistema precisa agora ser modernizado. Tendo isso em vista, o Departamento de Gestão de Documentos Públicos (DGDP) está preparando uma reformulação do SIMPROC com o objetivo de facilitar o trabalho dos servidores. A remodelação total será feita em três fases.

Nesta primeira fase, o DGDP atualizou a parte de Autuação do sistema com a implantação da nova interface cujo formato é parecido ao de uma página comum do portal da Prefeitura. Ou seja, a partir de agora, o memorando de autuação do processo será emitido pelo usuário no SIMPROC em ambiente web, que já pode ser visualizada no endereço: http://simproc.pmsp.

Por enquanto, essas novidades valem apenas para a parte de autuação. Mas, a partir de junho a nova interface estará disponível também para a área de tramitação de processos. E até o final do ano as principais telas estarão modernizadas.

Dentre outros benefícios, a modernização do SIMPROC vai minimizar as dificuldades operacionais sobre a qual muitos servidores reclamam. Como, por exemplo, a obrigatoriedade de passar por oito telas para se logar ao sistema. Esse é um dos problemas que a nova interface vai solucionar.

Para acessar o sistema o servidor vai colocar o ID e a senha apenas na página principal e já estará logado. Além disso, diferentes funções estarão concentradas na mesma tela o que vai facilitar a localização de cada serviço.

Outro ponto positivo diz respeito ao preenchimento dos campos que agora oferecem opções pré-estabelecidas. Além de garantir rapidez no atendimento, o dispositivo permitirá a diminuição de erros de digitação e garantirá a padronização do cabeçalho dos documentos.

Além disso, o novo formato do SIMPROC agregará valor ao serviço ao fornecer instrumentos de gestão como gráficos e relatórios para os coordenadores acompanharem o desempenho de sua equipe e unidade. Isso será possível através da compilação de dados de cada operação realizada no sistema. Os gestores poderão analisar, por exemplo, quanto tempo e quantos processos estão em cada divisão.

Histórico

Em 1914, a tramitação dos processos da Prefeitura era anotada no “livro de registro”. Porém, com o crescimento acelerado do município foi preciso reorganizar as estruturas da Administração Pública por meio da criação de secretarias e departamentos e também reformular a maneira como os documentos eram transferidos de uma unidade para a outra.

Criou-se, em 1936, o “Vale de Carga” que identificava a unidade remetente e a que recebia. Porém, como era um sistema manual os munícipes passaram a aguardar em filas longas para ter informações sobre os processos e muitas vezes se deparavam com a defasagem sobre a localização do documento.

Em 1978, o número de “vales” superava 10 mil unidades o que inviabilizava sua continuidade. Então foi instituído o Sistema de Controle e Gerenciamento de Processos (SCGP) que aboliu “Vale de Carga” e o “Livro de Carga” e implantou o “Formulário Recibo de Processo”. Cada documento passou a ter o número do processo, o remetente com a data de envio, o destinatário com a data de recebimento, e passou a ser digitado diariamente no sistema.

Essa nova forma de registro permitiu a Prefeitura informar a localização do processo pela Central de Controle de Processos (CCP), com um serviço telefônico que funcionava 12 horas por dia. Já em 1996, mais de 15 mil recibos eram digitados diariamente o que novamente exigiu a modernização na forma de gerenciar os processos municipais.

Em 1997, foi implantado o SIMPROC que permitiu a atualização on-line das tramitações dos processos sem a utilização de recibos e carimbos e com a possibilidade de acompanhá-lo via Internet de qualquer parte do mundo. Hoje a consulta de processos na Internet chega a uma média de um milhão e 200 mil acessos por mês.