A cidade tem passado por mudanças significativas no setor imobiliário, grandes galpões industriais deram espaços a várias torres de conjuntos habitacionais. Terrenos que tinham somente uma grande casa, hoje no local existem três a quatro sobradinhos. Para que estas transformações aconteçam é necessário aprovação da Prefeitura. Muitas vezes é preciso obter a primeira planta do local ou mesmo todas as alterações desde a sua construção.
Muitos nem podem imaginar, mas o início da história da construção de uma casa de 1927, a edificação de um prédio tombado ou mesmo a criação de um bairro, pode ser contada no Arquivo Municipal de Processos, administrado pelo Departamento de Gestão de Documentos Públicos (DGDP), ligado à Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla).
Instalado em dois galpões com 8.500 m² de área construída, o Arquivo Municipal de Processos possui um acervo de aproximadamente 22 milhões de processos administrativos, dos anos de 1924 a 2013, armazenados em prateleiras e estantes, além de um arquivo de 23.088.000 fotogramas em rolos de microfilmes.
Por mês, são arquivados, em média, 33 mil processos. Os empréstimos chegam a uma média mensal de aproximadamente 6.000, provenientes das mais de 1.800 solicitações de munícipes, além das pesquisas de órgãos públicos e outras unidades da PMSP.
Com a implantação de sistemas informatizados, como o Simproc, os processos ganharam agilidade na tramitação e maior controle, evitando extravios. Além disso, os munícipes passaram a acompanhar sua solicitação via online. A partir do momento que a pessoa faz uma solicitação pela internet, principalmente quando é um pedido de vistas a um processo, um e-mail é enviado para esta pessoa informando que o pedido já está em andamento. Quando o processo for liberado, o interessado também será avisado via e-mail informando o dia e local que o processo poderá ser visto.
A criação de novas ferramentas online também tem contribuído para a agilização de novos processos e eliminação de papel, é o Licenciamento Eletrônico de Construção. Implantado em setembro de 2012, o licenciamento via internet já autuou mais de 5,8 mil processos com pedidos que vão desde Alvará de Aprovação e Execução de Edificação Nova ou Reforma; Alvará de Licença para Residências Unifamiliares, Alvará de Desdobro de Lote até Alvará de Remembramento e Desdobro de Lote.
Todo o resíduo recolhido das atividades rotineiras é encaminhado para uma cooperativa de reciclagem de material. Em média são descartados cerca de 600 kg de papel por mês.
Por meio da Tabela de Temporalidade, o Arquivo Municipal de Processos tem a possibilidade de fazer o descarte de documentos que não precisam mais ficar armazenados.
O DGDP estuda um projeto que vai reduzir o número de processos com prazos vencidos, sem a necessidade de ficarem armazenados. Em parceira com a Prodam já foram listados mais de um milhão de processos, entre 1980 e 1990. Os assuntos são os mais variados, como vistorias realizadas, eventos, assinaturas de revistas e jornais e pagamentos já concluídos.
No Arquivo Municipal, além de manter documentos que contam a história de uma residência simples, também podem ser encontrados documentos que falam de monumentos, prédios e bairros com valor histórico. Com a parceria entre Sempla e a Secretaria da Cultura, vários processos já foram transferidos. Entre 2009 e 2012, foi realizada a transferência de 71.000 processos dos exercícios de 1922 e 1923 para o Arquivo Histórico da Secretaria Municipal de Cultura (SMC). A intenção é transferir em 2013 mais de 150 mil processos entre 1924 a 1926, após a avaliação de SMC.
“O trabalho desenvolvido no Arquivo tem influência direta nas atividades das unidades da PMSP e as experiências vivenciadas pelos profissionais do local têm contribuído para a criação de novos sistemas, com o objetivo de acelerar a movimentação dos processos, maior transparência das informações e melhor qualidade no atendimento ao munícipe”, diz Marcos Antonio Alves Ferreira, diretor do Arquivo.
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