Diariamente são tramitados entre as unidades da Prefeitura de São Paulo em torno de dois milhões de processos. Muitos destes, no entanto, podem não chegar ao seu destino, ou foram extraviados por negligência do setor ou por conveniência. Em ambos os casos, os servidores podem responder a inquéritos administrativos e criminalmente.

Um caso típico de extravio ocorre com pedidos de autorização de uma construção, demolição, reforma e outras intervenções em edificações. Em alguns casos, o processo nem chegou a ser tramitado, o que quer dizer que ele pode estar parado em algum departamento ou mesmo desapareceu, por um descuido do departamento, causando prejuízos para o munícipe.

Em caso de desaparecimento, a unidade deverá tomar alguns procedimentos administrativos para resolver o problema, de forma a não prejudicar o andamento de algumas obras públicas ou privadas, informações de interesse do munícipe e assuntos que envolvem servidores ativos ou aposentados.

O DGDP dá algumas dicas de como proceder quando um processo foi extraviado:

- Iniciar buscas físicas quando detectado que o processo sumiu em certa Unidade. Estas buscas devem ser feitas em todos os lugares, até os mais absurdos tais como fundo de uma gaveta.

- Se o processo não for localizado a Unidade deve comunicar a Unidade superior hierarquicamente até chegar ao nível de Secretaria.
Ex: 1 – Unidade – Divisão – Departamento/ Coordenadoria – Chefe de Gabinete

2 – Unidade – Supervisão – Coordenadoria – Chefe de Gabinete
- As chefias de gabinete de subprefeituras/ secretarias devem encaminhar denúncia de extravio à Comissão Permanente de Processos Extraviados (CPPE), por meio de formulário próprio, contendo todos os elementos sobre o assunto do processo, se resolvido ou não, e que providências a Unidade tomou a respeito.

O trabalho da CPPE consiste em tentar localizar o processo e na sua impossibilidade resolver o assunto. São solicitados para as unidades quais foram as primeiras medidas tomadas quando ao desaparecimento do documento e solicitações de informações que possibilitam a localização do processo. Em alguns casos servidores são convocados para dar esclarecimentos sobre o sumiço do documento e como a unidade faz o seu controle.

Caso o assunto seja de urgência, a CPPE pedirá um relatório para a Unidade com informações do que foi resolvido sobre o caso informado no processo. Se o assunto não foi resolvido, a Unidade terá que tomar todas as providências para resolvê-lo.

A partir de todas estas informações, a CPPE terá condições de deliberar sobre a declaração de extravio e abertura de sindicância junto ao Departamento de Procedimentos Disciplinares (PROCED).

É importante que todos os processos sejam tramitados via Sistema Municipal de Processos - Simproc. Desta forma ficará mais fácil a Unidade descobrir quais foram os departamentos/seções pelos quais o processo passou.

Mais informações entre em contato com: Departamento de Gestão de Documentos Públicos – DGDP – fone 3101-1733 ou mande e-mail para simproc@prefeitura.sp.gov.br