Toda a Administração Pública seja ela Federal, Estadual e Municipal precisa manter sua informações atualizadas e criar ferramentas que facilitem o acesso a estas informações pela população, além de manter os documentos de interesse público em locais apropriados.
A Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão criou, em abril de 2011, o Departamento de Gestão de Documentos Públicos (DGDP) que tem como atribuições o gerenciamento do Sistema Municipal de Processos (Simproc) e do Arquivo Municipal, a tramitação dos processos, além das atividades do Diário Oficial da Cidade de São Paulo e do e-negocioscidadesp. Ele é composto pela Divisão dos Processos Municipais, Divisão do Arquivo Municipal de Processos e Núcleo do Diário Oficial da Cidade de São Paulo.
O Arquivo Municipal de Processos, por exemplo, é uma área importante, pois mensalmente são tramitados cerca de 374 mil processos pelas unidades da Administração. Desses, mais de 33 mil são encerrados por mês e seguem para o Arquivo Municipal de Processos para juntar-se aos quase 22 milhões já existentes no local.
O Sistema Municipal de Processos (Simproc), implantado em 1997, passou cerca de 14 anos sem grandes modernizações, apenas recebendo pequenos suportes e ajustes. Desde 2011, o DGDP vem implementando ações de modernização do Simproc, visando a redução de tempo de tramitação de processos, conseqüentemente, a tomada de decisões da Administração Pública e facilitando o acesso aos munícipes.
Além de modernizar a página de consultas, com visual mais agradável, links úteis sobre legislação, perguntas frequentes, glossário e uma nova seção de dúvidas e sugestões, o DGDP, com o apoio da Prodam, criou o SIMPROC Web que tem como objetivo agilizar o acesso pela internet, eliminando a necessidade de realizar várias etapas para acessar o menu de telas. Em fase de implantação gradual, o SIMPROC Web já permite as principais operações com processos, como consultas, autuação, tramitação, despacho e comunique-se.
Outra ferramenta de informação muito utilizada por todas as unidades da Prefeitura de São Paulo, o Diário Oficial da Cidade de São Paulo, também passou por diversas modificações em suas versões impressa e eletrônica. Até outubro de 2011, a página do DOC na Internet não possuía a identidade visual do portal da PMSP, permitia somente a visualização da edição do dia e abrigava em seu acervo as edições dos últimos três meses. As modificações no layout, com a inserção de textos explicativos e adoção de um padrão visual, a busca por palavra-chave pelo acervo completo do jornal, a criação da seção “Perguntas Freqüentes” e o destaque dos últimos suplementos em banners tornaram a navegação pelo DOC mais simples e usual.
O acesso ficou tão simples que o número de visitantes até outubro de 2012 praticamente dobrou. Outro fator que também contribuiu para o aumento de visitas foi a redução na tiragem da edição impressa: eram distribuídos 5.100 exemplares até outubro de 2011; após essa data, a produção passou para 3.200 unidades.
A página que é acessada pela Internet é válida como documento e prova autêntica da publicação de seus atos oficiais e pode ser apresentada em cartórios, anexada a processos administrativos e prontuários funcionais por meio da Certificação Digital.
A evolução da internet, que veio facilitar a vida de pessoas e empresas que prestam vários tipos de serviços, fez com que a Prefeitura, em dezembro de 2005, criasse o sistema de pesquisas E-negocioscidadesp, que permite baixar (download) arquivos de editais e licitações, concorrências, convites, dispensas, inexigibilidades, leilões, pregões, tomadas de preços, convênios e atas de registro realizadas pelas Secretarias, Subprefeituras, empresas e autarquias da administração municipal.
O sistema contribui para a transparência de todos os negócios públicos realizados pela Prefeitura de São Paulo e publicados no Diário Oficial da Cidade. Até agosto de 2012, foram 123.323 fornecedores cadastrados e 307.790 eventos registrados. As consultas são gratuitas.
Em 2011, a página passou por mudanças no acesso, layout e modo de pesquisa. A nova versão segue os padrões de comunicação visual da Prefeitura e permite que, logo na página inicial, sejam identificados o painel de licitações, a área de busca por negócios na cidade e de consultas à legislação municipal, sem a necessidade de um cadastro prévio.
Uma das ferramentas existentes dentro da Prefeitura, mas que nem todas as unidades utilizam, é o Sistema de Tramitação Interna de Documentos – TID, que tem por objetivo controlar os encaminhamentos de documentos entre as unidades. Para modernizar este procedimento, o DGDP está testando um módulo do SIMPROC web que substituirá o TID e permitirá um banco de dados único de Processos e Documentos, permitindo aos documentos oficiais da PMSP a mesma rastreabilidade, gestão e regras hoje inerentes aos processos administrativos. O Documento de Comunicação Administrativa - DCA, como é provisoriamente chamado, não só controlará documentos como também irá gerá-los, mantendo em sua base o texto do documento e todas as informações relacionadas, permitindo a recuperação em caso de perda. No médio prazo o plano é usar a assinatura digital para acabar com a necessidade de impressão do documento, gerando economia de recursos naturais.
Outra importante ferramenta em desenvolvimento é novo Sistema Eletrônico de Solicitações de Vistas de Processos Encerrados para atendimento aos Munícipes, também para integração no SIMPROC-WEB. Este ferramenta permitirá mais opções de pesquisa ao Cidadão, além de calcular tempos médios de atendimento para que o cidadão possa ter uma previsão de quando será atendido.
Treinamento
Uma gestão de resultados busca, além criar ferramentas para o bom desenvolvimento dos trabalhos, capacitar e treinar os servidores para que possam realizar suas tarefas de forma organizada, reduzindo as falhas de comunicação e burocracias. O DGDP criou programas de treinamento com o objetivo de ensinar aos usuários a utilizar o Simproc, fazer autuações e correções de erros de autuações. E com o apoio da COGEP, o DGDP está planejando a capacitação de servidores para o uso dos sistemas e para as práticas diárias com documentos oficiais através do uso de ferramentas de EAD - Ensino a Distancia, para atingir a todo seu público, estimado em mais de vinte mil colaboradores, de forma mais eficiente.