Perguntas frequentes

 Cidadão

1) Posso ter acesso a qualquer processo na Prefeitura de São Paulo? O que deve fazer para pedir vistas?
A vista de processos é garantida ao interessado regularmente constituído nos termos da Lei 14.141/2006.

Para iniciar o processo de vistas é importante observar as seguintes informações:

A abertura do pedido de vistas não garante o acesso ao processo. Será necessário se qualificar como interessado pela apresentação de documentos nos termos da Lei 14.141/2006.

A vistas de processos será concedida somente à pessoa qualificada como interessada, sendo vedado o acesso aos processos ou seus documentos individuais à consultores, técnicos ou acompanhantes de qualquer natureza nas dependências da Praça de Atendimento.

2 -A pesquisa de existência de processos para os dados informados e a consequente retirada dos processos do acervo, somente terá inicio após a compensação bancária da Guia DAMSP, emitida na abertura da solicitação.

Salientamos que a cobrança prevista no Decreto 57.548/2016 se refere ao serviço de pesquisa e buscas do processo, não sendo passível de restituição, caso não existam processos para os dados pesquisados ou estes sejam insuficientes.

2.1 - Cada guia refere-se a uma única solicitação, não sendo possível a emissão ou reemissão de guia para a mesma solicitação.

2) Como faço para acompanhar esse processo?
A consulta ao andamento da solicitação é efetuada pelo serviço Consulta Andamento por Número de Processo, utilizando-se o número da solicitação e observando principalmente a Localização da Solicitação e o Histórico de Andamentos.

Frisamos que as solicitações de desarquivamento possuem um número com o mesmo formato do número de processo, diferenciando-se dos números de processos administrativo pelo numeral sete ( 7 ) após o ano, e que em todas as etapas de consulta e atendimento, este número deverá ser apresentado.

Quaisquer outros meios de obtenção de informação sobre o andamento que não pela Consulta Andamento por Número de Processo ou Central de Atendimento 156, não serão considerados, caso seja alegado perda de prazo causados por informação equivocada.

3) Ao abrir o processo serei notificado por qual canal? Telefone, e-mail ou SMS?
Caso o interessado possua endereço de e-mail cadastrado, será enviada comunicação pelo e-mail quando da abertura da solicitação com a guia e o protocolo anexado. Também será enviado e-mail na atualização da situação (histórico de andamentos) e no despacho final.
Consulte todos os dias o andamento da sua solicitação, pois as etapas de vistas e retiradas das cópias efetuadas possuem o prazo de 5 (cinco) dias úteis.

4) Existem prazos de atendimento?
As solicitações são trabalhadas em ordem de chegada, no entanto, as solicitações que envolvem pesquisa podem ter tempos diferentes de atendimento, de acordo com a exatidão dos dados informados na abertura da solicitação e a necessidade de consulta a bancos de dados de outros Órgãos. Por essa razão não há prazos determinados para o atendimento das solicitações.


TABELA - tempo praticado no Serviço de Vistas de Processos

Etapa Tempo determinado tempo médio
Compensação bancária da DAMSP   3 a 7 dias
Pesquisa de processos através de dados Não há  
Disponibilização de Processos Específicos Não há 3 a 4 dias
Aguardando comparecimento para vistas 5 dias  
Tempo para vistas nas mesas 20 minutos  
Entrega de cópias Não há  3 dias (após compensação da DAMSP)

 


5) Quais documentos preciso apresentar para ter direito as vistas de processos?
Conforme especificado no item 1, é necessária a qualificação como interessado nos termos da Lei 14.141/2006 para ver o processo. Reunimos abaixo os documentos necessários para exemplificar e orientar os diferentes tipos de solicitantes sobre quais documentos devem ser apresentados, lembrando que a não apresentação deste documentos é causa de indeferimento do pedido de vistas.

 

Processos sobre Imóveis:

Pessoa Física (link para outra página

Pessoa Juridica 

 

Processos sobre outros assuntos:

Pessoa Física

Pessoa Jurídica 

6) Já fiz o pedido de desarquivamento. O que devo fazer?
Após receber um e-mail para retirada de cópias, o interessado deverá ir até a Praça de Atendimento da Secretaria Municipal de Gestão, sito à Galeria Prestes Maia, piso Anhangabaú (Entrada pelo Vale do Anhangabaú, 190 ou pela Praça do Patriarca - região Central), em dias úteis, no horário das 09h00 às 16h00, não sendo possível ocorrer em nenhum outro local da Administração Municipal e nem nas dependências do Arquivo Municipal.

Observações para o dia de atendimento:

• O solicitante deverá pegar senha de atendimento para o Serviço de Vistas e Cópias de Processos e aguardar chamada para passar pela triagem.

• A retirada de senha está condicionada à capacidade de atendimento. Caso haja pessoas a serem atendidas em quantidade superior à possibilidade de atendimento até as 17:00 hrs, a emissão de senhas será interrompida em qualquer horário.

• Cada senha dá direito ao atendimento de uma única solicitação de Vistas de Processos;

• Cada interessado poderá retirar apenas uma senha por vez. Se possuir outras Solicitações de Vistas de Processos, somente poderá retirar nova senha após o atendimento da anterior;

• As atendendes do serviço de Recepção estão aptas a prestar esclarecimentos e informações apenas sobre o serviço prestado nesta unidade de atendimento. Em nenhuma hipóteses elas esclarecerão dúvidas a respeito de serviços prestados por outros órgãos.

• Será verificada a apresentação de documentos que o qualifiquem como interessado nos termos da Lei 14.141/2006. Traga ainda seus documentos pessoais, como Identidade e CPF, todos com as respectivas cópias, que serão retidas.

• Caso o solicitante não esteja de posse dos documentos que o qualifiquem como interessado o atendimento será encerrado;

• Na mesa de vistas o interessado terá acesso ao processo por no máximo 20 (vinte) minutos; findo este tempo, caso ainda precise do processo, deverá pegar outra senha.

• O interessado poderá tomar apontamentos, tirar fotos ou solicitar cópias de documentos do processo, identificando em formulário específico a cópia dos documentos que desejar, recolhendo o preço público correspondente.

• Em nenhuma hipótese os atendentes ajudarão no reconhecimento dos documentos existentes no processo ou avaliação do caso do interessado para auxiliar na identificação dos documentos.

• O trabalho dos atendentes é somente dispor o processo, nos termos da Lei 14.141, Art 14, parágrafo 3º, cabendo ao interessado saber quais documentos ou informação necessita.

• Caso tenha dúvidas, procure o Órgão que solicitou os documentos.

• Terminada a vistas ao processo, o mesmo é imediatamente devolvido ao Arquivo Geral, salvo quando há pedido de cópias ou certidões, ocasião em que aguardará o recolhimento do preço público correspondente para emissão destes documentos.

• O não recolhimento do preço público no prazo estipulado no documento DAMSP ensejará o encerramento da solicitação, não sendo possível a sua reemissão para o mesmo pedido de cópias. Neste caso, o interessado deverá aguardar a devolução do processo ao Arquivo Geral e fazer nova solicitação.

• Durante o período em que se aguarda a compensação do boleto não será possível efetuar nova vistas ao processo, em razão do mesmo estar "desmontado" para o devido atendimento.

• Caso o solicitante não se qualifique, o processo continuará aguardando o prazo de 5 (cinco) dias, a partir da data de recebimento, para que apresente a documentação necessária para se qualificar como interessado.

• Findo este prazo, os processos serão devolvidos ao Arquivo Geral por abandono.


7) Preciso pagar alguma taxa? Qual valor?
TABELA 1- valores cobrados como preço público em vigor em 2019 - Decreto 58.589/2018 de 26/12/2018

Item Valor (em $)
Cópia comum - por página - medida até 28 cm X 43 cm 0,22
Cópia comum com medida superior a 28 cm x 43 cm - por cm linear (planta) 0,16
Autenticação de cópias reprográficas (por face) 2,30
Certidões em geral - por lauda (folha) 10,55
Desentranhamento de documentos (somente quando houver dois originais iguais no processo) 0,99

 

TABELA 2 - Valores cobrados pelas cópias de documentos digitais

Documento Forma de medição Valor ($)
Medindo até 28 cm X 43 cm Por MB 0,22
Plantas não aprovadas Entre 80 e 120 cm lineares 14,20
Autenticação de cópias Por página 2,30

A emissão de cópias de documentos será realizada em formato digital, devendo o interessado disponibilizar dispositivo de armazenamento removível (pen drive) para retirada dos documentos.

8) Caso não consiga comparecer dentro do prazo estipulado?
Caso o solicitante não compareça à Praça de Atendimento em 5 (cinco) dias úteis após disponibilização, os processos serão devolvidos ao Arquivo Geral.
Os documentos solicitados e não retirados no prazo de 5 (cinco) dias úteis, após a disponibilização, serão descartados por abandono.

9) As cópias valem como documentos?
O documentos poderão ser autenticados com certificação digital emitido nos termos da Medida provisória 2200-2 de 24/08/2001, que institui a Infraestrutura Brasileira de Chaves Públicas.
Caso o interessado necessite de autenticação em documento fisico, deverá informar ao atendente, imprimir o documento às suas expensas e trazer o documento para a autenticação fisica.

Servidor

1) O que é um processo arquivado ou encerrado?
Processo encerrado é aquele que já cumpriu sua função, ou seja foi iniciado para um fim, teve decisão, sua decisão já foi executada e agora não resta mais nada a fazer nele. Os processos encerrados podem tanto estar arquivados, ocasião na qual é possível pedir vistas, ou estar emprestados para consultas para outras unidades, devendo o interessado aguardar que ele retorne ao Arquivo Geral para pedir vistas.

2) Preciso de um processo que está arquivado. Como proceder?

3) Qual a diferença entre SEI e SIMPROC?

4) Que tipo de processos posso abri no SEI?

5) Como faço para iniciar um processo?

6) Não sou do setor de autuação, posso autuar um processo mesmo assim?
Não. Os demais setores somente podem pedir a autuação de processos pelo Requerimento de Autuação de Processos, emitido no menu "Emissão de Documentos".

7) Não consigo autuar um processo no SIMPROC, por quê?
Somente usuários cadastrados no setor de autuação conseguem autuar processos. Entre em contato com o Administrador Local do SIMPROC para checar o seu cadastro.

8) Como Cancelar um despacho
O despacho poderá ser cancelado usando a tela Despacho Cancelamento do ambiente anterior ou do SIMPROC-web.

9) Qualquer usuário pode cancelar um despacho?
Sim, no entanto o despacho só poderá ser cancelado na mesma unidade que o cadastrou. Caso este requisito não seja atendido, você receberá a mensagem Usuário não Autorizado.

10) E se o despacho não tiver sido cadastrado na unidade?
O Processo ou Documento deverá ser enviado para a unidade onde o despacho foi cadastrado, pois somente a autoridade que proferiu a decisão tem o poder de revê-la.


11) E se o despacho tiver sido publicado?
Neste caso o SIMPROC lançara uma nova publicação, com o mesmo tipo do despacho original, por isso inicie o seu texto de cancelamento com "Tornando sem efeito o despacho exarado no dia XX/XX/XXX..."

12) O que é um despacho?
Despacho é a decisão motivada do processo, no qual se decide a matéria tratada.

13) O despacho precisa ser publicado?
Isso dependerá da decisão tomada e de suas implicações. Se o processo tratou de algum assunto interno da Administração Municipal e portanto a decisão não tem consequência para o administrado, como processos de pagamento, a publicação não é necessária, mas pode ser feita a critério da autoridade que proferiu a decisão. Se a decisão afeta o administrado, é recomendável a publicação, de novo a critério da autoridade que proferiu a decisão.

14) Porque vincular um processo ou documento a outro?
Os processos e documentos vinculados, também chamados acompanhantes servem para que a informação de um possa ser usado em outro, sem a necessidade de retirada de cópias.

15) Como vincular um processo a outro?
No SIMPROC-Web acesse o menu "Operações > Vincular Documentos" e clique na caixa "Novo Vinculo". Insira o número do processo ou documento a ser instruído pelo outro na caixa "Documento Principal" e o número do que possui as informações necessárias na caixa "Documento a ser Vinculado" e clique em incluir. Após, clique no botão verde "Vincular"

16) Preciso anotar algo no processo ou documento?
Sim, no caso de vinculação de processos você deverá anotar no principal a informação "Nesta data passa a ter como acompanhantes os processos nº XXX..." E assinar esta informação. Ela pode ser colocada ao final da cota normal do processo. No processo acompanhante a informação deverá ser "Passa a acompanhar o processo nº XXXX" e ser assinada.

17) Posso vincular um documento a um processo?
Sim, desde que em algum momento eles sejam desvinculados e sigam caminhos distintos. Caso o documento passe a ser informação constante do processo como instrução, ele deverá ser encerrado e juntado.

18) Porque anexar processos?
Um processo pode ser anexado a outro somente quando servir de instrução ao mesmo. Após a anexação o processo passará a fazer parte do outro como documento, não podendo receber novos documentos, despachos ou ser concluído. Se o que você deseja é que os processos somente tramitem juntos, uso o recurso Relacionamento de Processos

19) Como desanexar um processo?
Inclua o termo de desanexação de processos no processo principal, colha a assinatura do responsável pela unidade e peça ao Administrador Local do Órgão para abrir um chamado em http://gestaodocumental.pmsp/suporte ou diretamente em http://smgsuporte.prefeitura.sp.gov.br solicitando a desanexação do processo.

20) O que é a Tabela de Temporalidade da Administração Pública Municipal:
É o instrumento que identifica e controla os documentos produzidos pela Prefeitura, informando os seus prazos de guarda evidenciando sua destinação final que pode ser a guarda permanente ou a eliminação. O objetivo da Tabela de Temporalidade é racionalizar o fluxo e o ciclo de vida dos documentos, reduzindo a massa documental e liberando espaço.

21) O que é uma Tabela de Atividades-Meio?
São documentos de atividade-meio aqueles produzidos comumente em todas as unidades da Prefeitura, que possibilita e auxilia a execução de atividades específicas.
Exemplo: Folha de Frequência - FFI. Tanto a área de finanças como a área de comunicação possui esse tipo de documento, que não é uma atividade exclusiva da unidade.

22) O que é o Plano de Classificação de Documentos?
O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento elaborado para classificar e ordenar todo e qualquer documento produzido. Através dele, é possível inserir os documentos na atividade correta e atribuir o seu código correspondente, assim como visualizar toda a estrutura da Prefeitura através de suas Funções.

23) Porque a tabela publicada é considerada parcial?
Porque está em desenvolvimento o levantamento e mapeamento das demais atividades que são comuns em toda a Prefeitura, caso sua unidade tenha interesse em adicionar documentos que não se encontram presentes na Tabela de Temporalidade Parcial