APOSTILA FACILITAÇÃO
Técnica de facilitação
1. Técnicas de Facilitação (por Peter Pfeiffer, 2006):
De acordo com o dicionário Houaiss da língua portuguesa:
Facilitação:
• Ação ou efeito de facilitar;
Facilitar:
• Tornar ou fazer fácil, ou exeqüível;
• Prontificar-se, prestar-se, dispor-se;
• Por a disposição; facultar.
Facilitador:
• Que ou o que facilita
Os princípios básicos de todo este trabalho se baseiam nas experiências da psicologia humanista. Assim, podemos definir facilitação como “um conjunto de técnicas para tornar o trabalho em grupo mais eficiente”.
De acordo com Peter Pfeiffer, ao comentar sobre trabalho coletivo, ressalta que é importante lembrar que apenas juntar um grupo de pessoas não as torna automaticamente uma equipe. Se entendermos equipe como um “conjunto de pessoas que se dedicam à realização de um mesmo trabalho” (dicionário Houaiss), é preciso levar em consideração que não apenas a “dedicação” pode variar de uma para outra, mas que também uma série de outros fatores e aspectos costuma variar, tais como personalidade, competências e experiências. É por isso que as equipes precisam ser construídas e desenvolvidas.
Os relacionamentos entre as pessoas não são construídos em um único momento para durar para sempre, eles têm que ser confirmados e renovados ao longo dos trabalhos a serem realizados em equipe. Neste processo, a confiança é um elemento-chave, embora não o único, para o bom desempenho de equipes.
A facilitação também democratiza a participação por meio da aplicação de técnicas como o uso de fichas, por exemplo, e torna o processo mais transparente. Assim é criada uma base mais ampla para a tomada de decisões que ajuda a todos a entender melhor o processo decisório. Desse modo, a facilitação não visa abolir ou invalidar hierarquias organizacionais, mas contribuir para reduzir os aspectos limitantes.
No processo de construção de equipes, o facilitador terá geralmente dois tipos de atividades a realizar: estimular e orientar o trabalho em grupos e lidar com processos grupais.
O estímulo e a orientação de trabalho em grupos já começam com a questão sobre como o trabalho pode ou deve ser iniciado. A proposta metodológica vem do facilitador, mas ela tem que ser explicitada para que os participantes possam entender o raciocínio que está implícito e aonde o trabalho os levará.
O segundo tipo de atividade para construir equipes diz respeito aos processos grupais. Dependendo do estágio de desenvolvimento em que uma equipe se encontra, já podem existir mais ou menos informações ou indicadores sobre a coesão ou incoesão do grupo. No entanto, observar e avaliar constantemente a atmosfera é imprescindível. O resultado desta observação pode constatar que indivíduos, parte do grupo inteiro precisam ser motivados, bem como a sua atenção precisa ser guiada para as tarefas.
Os fatores que influenciam negativamente na construção e no desenvolvimento de uma equipe podem ser muitos e bastante complexos, e o facilitador nem sempre vai ter possibilidade de analisar todos. Mas ele pode e deve tratar todas as formas de interrupções, desvios incômodos ou dúvidas adequadamente, ou seja, levar em consideração e buscar uma melhoria, mas sem exageros ou sobrevalorização de incidentes às vezes sem importância.
1.1. As vantagens da facilitação
Para se decidir quanto à utilização da facilitação como modo de trabalho, é necessário saber se ela traz algum benefício ou vantagem quando comparada com a maneira “tradicional”, mais conhecida e familiar de trabalhar em grupos.
Nesta comparação podemos ver algumas vantagens da aplicação da facilitação:
• A facilitação ajuda a evitar que um grupo seja dominado por indivíduos que se impõem, seja por seus conhecimentos, seja por suas características pessoais de relacionamento social no trabalho. Quando queremos ou precisamos das idéias e contribuições de todos, precisamos também encontrar uma forma de viabilizá-las.
• Técnicas de facilitação ajudam não só a motivar pessoas mais tímidas de um grupo, mas também a proporcionar uma ativa participação delas.
• A visualização sistemática do processo de produção evidencia o estado da discussão, bem como as lacunas, e assim ajuda a evitar que grupos tomem decisões precipitadamente.
• Quando projetos ou ações são planejados conjuntamente e de forma transparente, os participantes de um evento tendem a ter mais facilidade de entender, aceitar e apoiar os resultados.
• As técnicas de facilitação contribuem para otimizar os processos de aprendizagem, tanto para as pessoas quanto para as organizações.
• Por meio da sua abordagem que considera tantos os aspectos técnicos do trabalho quanto os aspectos psicossociais das pessoas envolvidas, a facilitação ajuda a detectar e reduzir possíveis conflitos e assim contribui para aumentar a produtividade.
Neste contexto de trabalho cabe ao facilitador um papel central. Os desafios são muitos, mas o fundamental é a manutenção do equilíbrio de dois focos complementares: o foco no processo de trabalho e o foco no seu conteúdo.
1.2. As funções do facilitador
O facilitador é, em primeiro lugar, um assessor metodológico, um catalisador para as diversas idéias que se apresentam em um grupo, uma pessoa que visa facilitar o trabalho. Seus conhecimentos e experiências no trabalho com grupos são colocados a disposição dos participantes de um evento, visando favorecer os processos de comunicação e da cooperação entre os diversos participantes.
O facilitador não é um diretor ou uma autoridade que sabe sempre qual a solução do problema, não é um maestro que sabe tudo, não é o dono da verdade. Por isso, exige-se dele um certo grau de isenção e neutralidade diante dos conteúdos do trabalho.
No entanto, há situações em que uma pessoa assume as funções de facilitador, mas no seu cotidiano tem funções diretivas ou gerenciais. Neste caso, é muito importante que a pessoas estejam conscientes do potencial conflitante dos dois papéis. Porque se os respectivos papéis não ficam claros para os participantes do evento, sobretudo quando são subordinados, podem se sentirem manipulados.
Por outro lado, se a pessoa souber separar as funções, seguir as regras da boa comunicação e aplicar sistematicamente as técnicas de facilitação, ela pode muito bem aproveitar estas técnicas para trabalhar com a sua equipe, pois algumas das funções de facilitação são muito úteis na aplicação em equipes de projetos, grupos de trabalho, forças-tarefa ou outras unidades organizacionais. Alguns exemplos de aplicação são:
• Mobilizar os conhecimentos de que dispõem os participantes, por meio da formulação de perguntas ou tarefas para trabalhos em grupo;
• Facilitar o intercâmbio de informações e a solução de divergências em curso nos debates;
• Introduzir as regras e as técnicas de aprendizagem mútua para as sessões plenárias e o trabalho em sub-grupos;
• Fazer com que os participantes tenham consciência de sua própria conduta, de maneira que possam lidar com incômodos e conflitos sem que para isso tenha que apelar à moral;
• Para não usar demasiado a sua qualidade de diretor, o facilitador tem que reservar as suas próprias opiniões, objetivos e valores. Já para ganhar ou manter a credibilidade como facilitador, ele tem que:
• Evitar valorações fortes do tipo “correto”, “errado”;
• Adotar uma atitude questionadora e na uma atitude pretensiosa;
• Quando quiser colocar sue ponto de vista, deixar claro em que momento estimula o processo de grupo na sua função de facilitador e em que momento expressa sua opinião como parte do grupo;
• Evitar o uso da sua autoridade fora do evento que está moderando.
1.3. As Características do Facilitador
Em primeiro lugar é importante destacar que não existe um único modelo de facilitador ideal, assim como não existe um modelo de gerente. Para ser um facilitador eficiente, é fundamental que se levem em consideração as características individuais, em lugar de busca de um padrão que pode servir para uma pessoa, mas pode não ser compatível com outra. Assim, o facilitador deve explorar ao máximo as suas qualidades e habilidades ao mesmo tempo que tenta reduzir os seus defeitos para desenvolver um estilo próprio.
Mais independentemente de estilos individuais, há algumas qualidades que o facilitador deve apresentar e desenvolver:
Flexibilidade
Trabalho em grupos significa sempre confrontar idéias, opiniões, experiências e personalidades diferentes. A condução do processo de aproximação e da busca de pontos em comum exige por vezes muita flexibilidade e tolerância. Dependendo da pressão de tempo, a flexibilidade pode se chocar com a necessidade de produzir resultados. No entanto, para garantir o reconhecimento da diversidade, a flexibilidade é imprescindível.
Firmeza
A flexibilidade tem que terminar onde começa o risco de não alcançar os objetivos do evento. E grupos muitas vezes não alcançam bons resultados não apenas por causa de conflitos, mas também por falta de orientação metodológica ou de conteúdo. É neste ponto que o facilitador precisa demonstrar firmeza, baseado numa preparação cuidadosa que implica o esclarecimento das tarefas e a definição dos caminhos e meios.
Auto-estima
Pela natureza da função, o facilitador é sempre muito exposto, desde o início até o fim de um evento. Especialmente em momentos de dúvida, de mudanças ou de conflitos, todos costumam recorrer ao facilitador como “salvador”. Além disto, o próprio facilitador pode se tornar alvo de conflitos ou críticas, o que requer uma boa dose de auto-estima para defender o trabalho a ser feito, o modo de trabalhar ou sua própria atuação.
Entusiasmo
Os participantes de um evento vão as mais variadas expectativas e não é raro que alguns cheguem pouco motivados ou desconfiados. Também é freqüente que o estado de ânimo durante eventos oscile, às vezes entre euforia e frustração, com todas as graduações. Nestas situações a demonstração de entusiasmo do facilitador pode ser decisiva para estimular a motivação e a produtividade.
Sensibilidade e tato
O fato de grupos serem formados de indivíduos significa que cada um deles precisa ser reconhecido como tal. Isso requer sensibilidade na percepção e tato no tratamento das diferentes personalidades, para que se sintam aceita e integradas no grupo. Além disso, existem aspectos institucionais que podem exigir extrema sensibilidade e tato para não comprometer estruturas hierárquicas e procedimentos organizacionais.
1.4. Os Processos de Dinâmica de Grupos
Cada grupo ou equipe de trabalho desenvolve sua própria dinâmica. Isso se deve ao fato de que o grupo se compõe de indivíduos com diferentes personalidades, que foram influenciadas pelos mais variados fatores, como suas raízes culturais e sociais, sua educação, formação e seu estatus social atual. Cada participante tem suas peculiaridades, necessidades, motivos, experiências, conhecimentos e simpatias, mas também antipatias, “manias” e preconceitos. Tudo no seu conjunto determina, afinal, a sua conduta.
Parte desta conduta pode ser percebida por meio da observação e interpretação da linguagem corporal. Gestos, mímicas, a maneira como a pessoa senta na cadeira, o que ela faz com as mãos durante a reunião e muitos outros sinais podem revelar traços da personalidade, bem como expressar estados de ânimo em relação ao grupo.
Um bom facilitador precisa ter, além do domínio das técnicas de facilitação, várias competências sociais para tratar com cada uma das distintas personalidades presentes no grupo e apoiar a construção de uma equipe orientada para um objetivo comum.
Para lidar adequadamente com grupos é importante reconhecer alguns fatos:
• O trabalho em grupo é um processo ativo e dinâmico que pode ser orientado e conduzido, mas que não funciona por meio de regras de conduta rígidas e mecânicas;
• O facilitador tem que ser capaz de suportar, tolerar e conduzir certas interferências, confusões, discussões acaloradas e confrontações entre participantes, mas ele também precisa identificar em que momento estas manifestações começam a prejudicar o trabalho;
• O facilitador deverá ter confiança na habilidade dos participantes para se organizarem e regularem a si mesmo. Ele deverá deixar que o processo grupal se desenvolva e não tentar controlá-lo totalmente por meio de intervenções permanentes;
• Mas o facilitador não deverá hesitar em intervir se realmente for necessário, mostrando as implicações e as conseqüências de atitudes e comportamento não favoráveis.