Na noite de 19 de janeiro o prefeito Fernando Haddad inaugurou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Prefeitura de São Paulo. O SEI é uma solução de gestão eletrônica de processos que permite a criação, o armazenamento, o controle, a assinatura de documentos e a tramitação de processos em meio eletrônico, e confere mais agilidade e transparência para as atividades da Prefeitura, juntamente com melhorias na gestão e redução dos gastos com papel.
Somente no ano passado foram autuados e tramitados cerca de 280 mil processos em papel e gerados mais de 1,5 milhão de documentos e expedientes pelo sistema de Tramitação Interna de Documento (TID), apenas um dos vários sistemas de controle de documentos da Prefeitura. Isso representa um enorme gasto com papel, de aproximadamente 35 milhões de folhas por ano, que, somado ao consumo de capas de plástico e demais insumos para a montagem dos processos, têm custo estimado em R$ 2 milhões . Isso sem contar os custos indiretos de transporte, armazenamento e as ineficiências decorrentes do tempo de tramitação dos documentos em meio físico.
Além disso, a maior parte dessa documentação administrativa acaba no arquivo municipal, demandando espaço e outros gastos.
Processo eletrônico no ar
Na mesma data, entrou no ar, acessível pelo portal da Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla), a página do processo eletrônico, com explicações detalhadas sobre o sistema, histórico, legislação pertinente, capacitação, notícias e o link para o SEI, que nesta fase inicial estará disponível apenas para usuários internos cadastrados.
Conforme explica Danilo Bertazzi, coordenador de Gestão de Tecnologia da Informação e Comunicação (CGTIC) da Sempla e responsável pela implantação do projeto, a substituição do processo tradicional pelo processo eletrônico será gradual. “As primeiras ações a serem realizadas dentro do SEI são aquelas referentes a algumas atividades de movimentação do orçamento, por terem fluxo padrão, relativamente simples, e envolverem todas as instâncias da Prefeitura”, declara.
Essa fase inicial de migração do papel para o SEI engloba os seguintes processos: pedido de crédito adicional suplementar, pedido de descongelamento e congelamento de dotação orçamentária, liberação e antecipação de cota orçamentária e edição de decreto de crédito adicional (como o assinado pelo prefeito), que fazem parte do sistema de execução orçamentária reaberto no último dia 20 de janeiro, como ocorre usualmente a cada ano.
Pouco a pouco, outros tipos de processos passarão a ser realizados por meio do sistema, transformando, com isso, a cultura da gestão pública municipal. Até que a migração seja integralmente concluída o processo eletrônico irá conviver com o processo em papel. Todos os processos originados em papel terão seu trâmite integral por esse meio e somente novos processos deverão ser iniciados por meio eletrônico.
O curso de capacitação dos servidores para utilização do sistema teve início no dia 9 de dezembro de 2014. Até 16 de janeiro já haviam sido capacitados 506 servidores. Com a abertura de novas turmas, até junho serão oferecidas 40 vagas por dia, visando ampliar o número de usuários aptos a trabalhar com o SEI. As inscrições estão abertas e deverão ser realizadas por meio das unidades de recursos humanos de cada órgão.
Histórico
No ano passado foi criado um grupo de trabalho intersecretarial (GTI) destinado a promover a implantação do processo eletrônico. O GTI foi fruto de uma parceria entre a Secretaria do Governo Municipal (SGM), Secretaria de Finanças e Desenvolvimento Econômico (SF), Secretaria de Negócios Jurídicos (SNJ), Procuradoria Geral do Município (PGM) e Controladoria Geral do Município (CGM), com o apoio técnico da Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município de São Paulo (Prodam) e a coordenação da Sempla.
Após avaliar as opções, o GTI decidiu adotar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para a Prefeitura. Tal escolha se baseou nos ótimos resultados obtidos pelos diversos órgãos da administração pública que já o utilizam e também por ser o sistema escolhido para o Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa coordenada pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG).No dia 1º de dezembro de 2014, o SEI foi cedido à Prefeitura por meio de um termo de cooperação técnica assinado entre esta e o TRF4. Com a publicação do Decreto 55.838, de 15 de janeiro de 2015 a implantação do SEI foi oficializada, tornando sua utilização obrigatória para todas as secretarias e demais órgãos da administração pública municipal direta e indireta, de acordo com o cronograma de implantação a ser definido pela Sempla.