A Prefeitura de São Paulo assinou, nesta segunda-feira (1º/12), com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região, acordo de cooperação técnica para uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!). O objetivo do novo sistema é implantar solução de Gestão Eletrônica de Documentos, a fim de permitir a criação, armazenamento, controle, compartilhamento e obtenção de informações existentes em documentos de maneira ágil e segura.

O evento contou com presença do Prefeito Fernando Haddad, secretária de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla), Leda Paulani, do presidente da Prodam, Márcio de Andrade Bellisomi e do desembargador Tadaaqui Hirose, presidente do Tribunal Regional Federal da 4ª região. Para a secretária de Sempla, a assinatura deste termo é o primeiro passo para uma grande transformação feita na Prefeitura de São Paulo.

Os benefícios esperados com a nova ferramenta serão a agilidade aos processos administrativos, eliminação de papéis e custos desnecessários, a melhoria da gestão da informação e, com isso, a ampliação da eficiência, a transparência e o controle social sobre as ações do poder público. “Este tipo de parceria federativa é extraordinária e o Tribunal desenvolveu de forma caseira um aplicativo que pode servir a toda federação”, disse o prefeito. “Todos buscamos excelência do serviço público, eficiência e agilidade e nem sempre encontramos as ferramentas para isto”, conclui Haddad.

Segundo Tadaaqui Hirose, esse sistema vai ser muito útil para qualquer gestor. “O TRF4 colocou a disposição esta ferramenta, sem qualquer ônus, que vai revolucionar a tramitação dos processos administrativos”, disse o desembargador.
Só para se ter uma ideia, apenas em 2013 foram autuados e tramitados quase 390 mil processos administrativos e gerados mais de 3,7 milhões de documentos e expedientes pela Prefeitura. Isso representa um enorme gasto com papel, de aproximadamente 50 milhões de folhas por ano, que, somado ao consumo de capas de plástico e demais insumos para a montagem dos processos, têm custo estimado em R$ 3 milhões.

A maior parte dessa documentação administrativa acaba no arquivo municipal, demandando espaço e outros gastos. O tempo médio de tramitação de processos é de dois anos e o número total de processos extraviados chega a 30 mil, além de não existir uma numeração única para documentos e processos, o que dificulta ainda mais sua localização e consulta.

O sistema está em testes nas secretarias participantes do Grupo de Trabalho Intersecretarial (GTI) e, já no início de 2015, serão gerados processos administrativos eletrônicos dentro do SEI!, a partir de um piloto nas áreas fiscal e de orçamento, que passarão a tramitar apenas em formato eletrônico. Segundo Danilo Bertazzi, coordenador do GT, “até que o processo eletrônico esteja integralmente implantado, iremos conviver com o processo administrativo tradicional, em papel. Isso permitirá a qualquer servidor fazer a comparação entre os dois sistemas e concluir que, de fato, o novo sistema facilita o trabalho e o torna mais ágil”, acrescenta.

Por se tratar de um projeto que deve produzir uma grande mudança na Prefeitura, sua introdução será feita de forma gradual. O GTI está empenhado em promover estratégias de treinamento e capacitação para todos os funcionários que passarão a utilizar o SEI!. A migração para o sistema eletrônico será feita por tipo de processo que, uma vez normatizado e realizado eletronicamente, dispensará a utilização de papel.

Grupo de Trabalho

A Secretaria de Planejamento, Orçamento e Gestão (Sempla) criou, em agosto, um Grupo de Trabalho Intersecretarial (GTI) para definir estratégias de implantação de um processo administrativo eletrônico único para toda a Prefeitura, em alinhamento com o terceiro eixo do Programa de Metas da Cidade de São Paulo (2013 – 2016), ou seja, a promoção da descentralização da gestão pública, compromissada com a transparência e de maneira participativa, contemplando a modernização da gestão, o aumentando a qualidade dos serviços e redução do tempo de espera no atendimento e na resposta às demandas.

O GTI, que conta com a participação das secretarias de Finanças (SF) e Negócios Jurídicos (SNJ), da Procuradoria Geral do Município (PGM), da Controladoria Geral do Município (CGM) e da Prodam, passaram a conhecer experiências de diversos órgãos e escolheram o Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), para ser testado gratuitamente no âmbito da Prefeitura.

O que é o SEI!

O SEI! É um sistema que possibilita a produção, edição, assinatura e o trâmite de documentos em uma única ferramenta. Ele proporciona a virtualização de processos e documentos, permitindo a atuação concomitante de várias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo processo, reduzindo o tempo de execução das atividades.

O SEI! não é um sistema novo. Já é utilizado com sucesso em diversos órgãos da administração pública, como os Tribunais Regionais Federais da 1ª, 3ª e 4ª Regiões, o Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade), a Defensoria Pública da União (DPU), Justiça Militar de São Paulo e o Ministério das Comunicações (MC), entre outros. Além disso, foi o escolhido para o projeto do Processo Eletrônico Nacional, coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que tem por objetivo a criação de uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico, do qual a Prefeitura de São Paulo também participa.

O coordenador do GTI, Danilo Bertazzi, esclarece que “com o processo eletrônico e por meio do SEI! será possível criar, controlar, analisar, buscar, indexar e armazenar digitalmente processos e documentos”. Segundo ele, o sistema reúne uma série de facilidades e vantagens em comparação com sistemas similares, dentre as quais se destacam acesso remoto por qualquer dispositivo, incluindo notebooks, tablets e celulares, além de possuir interface intuitiva e amigável ao usuário e, ainda, contar com diversos recursos que facilitam a gestão interna de modelos de documentos e blocos de assinatura, entre outras atividades. “O SEI! É de fácil navegação; permite a gestão e a visão de todos os processos na unidade; gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos restritos e sigilosos, conferindo o acesso somente às unidades e/ou usuários envolvidos; e rompe com a tradicional tramitação linear, inerente à limitação física do papel, permitindo que várias unidades sejam demandadas concomitantemente a tomar providências e a se manifestar no mesmo expediente administrativo”, explica.

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