Manual de Procedimentos Serviços de Publicidade

Através deste manual, ficam instituídos os procedimentos, para prestação de serviços técnicos de publicidade, pelas Contratadas.

Das solicitações

A Contratante, através da equipe de publicidade da Secom, solicitará por via digital, o desenvolvimento de estratégia, planejamento, projeto e/ou campanha para divulgação de assuntos pertinentes à prestação de serviços executados pela Prefeitura de São Paulo.

As agências apresentarão suas propostas através de meio digital, ou presencial, de acordo com a determinação da equipe de publicidade da Secom, em horários alternados combinados e informados anteriormente, junto à solicitação inicial.

Fica a critério da Secom, por meio de avaliação técnica, solicitar que a apresentação, bem como a execução da estratégia, planejamento e/ou campanha, seja realizada de maneira conjunta pelas agências. Essa realização conjunta, poderá também ser apresentada e justificada pelas agências à Secom.

A equipe de publicidade da Secom, por meio de sua Coordenação, aprovará digitalmente o desenvolvimento apresentado (em separado ou conjuntamente) pelas agências, dando início aos procedimentos de realização da campanha, como plano de mídia, campanhas específicas, ideia criativa, etc.

Caso o desenvolvimento apresentado não seja aprovado, também digitalmente, será solicitado os ajustes necessários e informada nova data para a apresentação.

Os planos de mídia serão solicitados contemplando os valores estimados de mídia e produção. As campanhas também serão solicitadas de acordo com a demanda e necessidade da Contratante e serão inseridas no plano de mídia vigente, onde no decorrer do período poderá ocorrer troca de material e ainda a inserção de novas campanhas.

Ao solicitar uma campanha, a Contratante encaminhará às agências informações necessárias para a eleboração da ideia criativa que será apresentada em data combinada.

Dos processos

Respeitados e executados os procedimentos “das solicitações”, a Secom irá encaminhar digitalmente a Ordem de Execução de Serviços para cada item constante do plano de mídia aprovado anteriormente.

Este documento (OES) conterá as informações de veiculação e dados técnicos.

Ao receber esse documento, as agências estarão aptas a demandar a veiculação dos materiais aprovados pela Secom com cada um dos veículos, que também foram anteriormente aprovados pela Secom por meio do plano de mídia.

Todos os ajustes nos planos de mídia, seja por falha de veiculação, alteração de data ou qualquer outro fator, deverão ser informados à Secom, digitalmente, para que a OES seja ajustada e retornada às agências.

Todo o trâmite “dos processos” será realizado por meio digital.

Da contratação dos serviços aprovados

Todos os serviços deverão obrigatoriamente ter 03 orçamentos e, serem previamente aprovados pela SECOM.

De acordo com a Lei Federal 12.232, em seu artigo 14 § 1º todo fornecimento de bens ou serviços oferecidos deverão ser precedidos de 03 orçamentos obtidos entre atuantes do ramo pretendido, com exceção de serviços com características únicas, a exemplo de “testemunhais”, com a justificativa das agência.

Todas as vezes que os serviços aprovados tenham um valor estimado que ultrapassarem 0,5% do valor total do contrato, as Agências deverão coletar os orçamentos dos fornecedores em envelopes fechados que serão abertos em sessão pública com a participação e fiscalização da equipe da SECOM.

Quando o fornecimento for igual ou inferior a 0,5% do valor do contrato, não há necessidade da abertura de envelopes.

Terminados os serviços prestados pelos fornecedores , estes serão entregues à Secom, ou no local por ela determinado e, uma cópia deverá ser entregue na Agência.

Dos documentos necessários para pagamento

Após a etapa de execução, os fornecedores emitirão o faturamento e os encaminharão para a Agência, com os seus dados.

No caso de veiculação, a comprovação se dará através dos Pedidos de Inserção (PI’s), que serão atestadas pelos fiscais do contrato

As agências enviarão para a Secom fatura eletrônica que deverá atender a todas as exigências contidas na Portaria nº 170/2020, com cópias na seguinte ordem :

Veiculação:

1. Requerimento Inicial solicitando o pagamento;
2. Orçamentos originais dos fornecedores que participaram da cotação de preços( com carimbo do CNPJ e assinatura);
3. No caso de testemunhais ou serviços com características únicas a Agência deverá juntar justificativa para a não apresentação de 03 orçamentos;
4. Pedido de Inserção (PI) assinada pela Agência para ateste dos fiscais e posterior autorização de pagamento;
5. Ordem de Execução de Serviços (OES);
6. Comprovação de que o serviço foi executado;
7. A fatura e seus documentos deverão ser entregues e protocolados na Secom e o vencimento se dará 15 dias após a entrega, vinculado ao encaminhamento dos documentos de forma completa e em conformidade com o exigido no Contrato em sua Cláusula Oitava – Condições de Pagamento;
8. Caso haja alguma irregularidade, esta deverá ser sanada pela agência e o prazo de 15 dias, se iniciará a partir da apresentação dos documentos corrigidos;
9. A agência recebe o pagamento pela Contratante e, efetua o repasse para os fornecedores, no máximo até 01 dia útil subsequente a este recebimento;
10. Após o pagamento, a agência encaminhará para Secom, obrigatoriamente, uma cópia do comprovante do repasse ao fornecedor

Produção:

Para serviços de Produção contratados, com valor superior a 0,5% do valor do Contrato, será necessária a abertura dos envelopes, conforme o dererminado no § 3º do Art. 14 da Lei Federal nº 12.232 de 20 de abril de 2010.

As agências enviarão para a Secom fatura eletrônica que deverá atender a todas as exigências contidas na Portaria nº 170/2020, com cópias na seguinte ordem :

1. Ata de abertura dos Envelopes contendo os orçamentos;
2. Orçamento originais dos fornecedores que participaram da cotação de preços (com carimbo do CNPJ e assinatura);
3. OC´s – resumo dos orçamentos de custos (agência emite);
4. Ordem de Execução de Serviços;
5. Comprovações – Cópia e/ou exemplar do serviço realizado (impresso, CD, DVD, etc);
6. As faturas e seus documentos deverão ser entregues e protocolados na Secom e o vencimento se dará 15 dias após a entrega, vinculado ao encaminhamento dos documentos de forma completa e em conformidade com o exigido no Contrato em sua Cláusula Oitava – Condições de Pagamento;
7. Caso haja alguma irregularidade, esta deverá ser sanada pela Agência e o prazo de 15 dias, se iniciará a partir da apresentação dos documentos corrigidos;
8. A Agência recebe o pagamento pela Contratante e, efetua o repasse para os fornecedores, no máximo até 01 dia útil subsequente a este recebimento;
9. Após o pagamento a Agência encaminhará para Secom, obrigatoriamente, uma cópia do comprovante do repasse ao fornecedor.

Para serviços de Produção contratados, com valor inferior a 0,5% do valor do Contrato não haverá a necessidade da abertura dos envelopes, contudo os documentos acima citados, deverão ser apresentados com exceção do item 1.