1) Estou tentando tramitar processos com etiqueta inicial 11, 39 e 40 e o sistema me informa que a etiqueta não foi cadastrada, por quê?

Conforme Comunicado 005/DAF-G/2003 de 19/11/2003 as etiquetas foram retiradas do sistema por se tratarem de comunicações internas.

 

2) Como devo tramitar se mesmo digitando o número no SIMPROC não aparece no sistema?

Não é possível tramitar. Este documento não pertence mais ao SIMPROC por se tratar de documento e não de processo. Caso seu assunto seja de alta relevância administrativa, ele (documento) poderá ser autuado, recebendo assim um número de processo.

 

3) É possível registrar o documento no TID? Mas nem todas as unidades da PMSP utilizam o TID como fazer?

É possível sim registrar no TID. Contudo, se este documento é de suma importância para a solução do assunto em questão o ideal é autuá-lo, ou então juntá-lo ao processo que está tratando do assunto, ou ainda xerocopiá-lo e juntá-lo ao processo que trata do assunto. (decisão da Chefia da unidade).

 

4) Em caso de um processo possuir um processo com etiqueta 11, 39 ou 40 como acompanhante o que fazer para não se extraviar dos demais se não é possível registrá-lo no SIMPROC como acompanhante?

Etiqueta “11”, “39” ou “40” não é processo. Dessa forma, seu acompanhamento a processo é idêntico a ofícios, memorandos etc., ou seja, cabe a quem recebe o processo principal, verificar se os citados acompanhantes, processos ou documentos, estão fisicamente presentes. Não existe a hipótese de vinculação no SIMPROC.

 

5) Quando um processo etiqueta 11, 39 ou 40 for considerado como o Processo Principal e possuir como acompanhantes Processos Administrativos que constam no SIMPROC como processos isolados como fazer?

Um documento não deve ser considerado como processo principal, até porque não é um processo. Se realmente ele quem vai resolver o assunto, o ideal é autuá-lo e assim ganhar a numeração de processo, vinculando os demais a ele.

 

6) É correto este tipo de processo/etiqueta ser considerado o principal tendo como acompanhantes processos isolados?

Está pratica não é correta. Como não são processos, o SIMPROC não consegue fazer a vinculação, razão pela qual os processos ficam como isolados.

 

7) Onde arquivo estes documentos?

Estas solicitações eram de responsabilidade da Secretaria do Governo Municipal, quando findar, arquivadas na Supervisão Geral de Assuntos Administrativos SGM/SGAA. Como o Gabinete saiu do Palácio das Industrias foi para o centro, não sabemos responder se trouxeram o arquivo ou se descentralizaram o critério de arquivamento. Sugerimos que entre em contato com SGM/SGAA para receber a orientação correta. A faixa de etiquetas foi cedida, mas as rotinas de fluxo eram deles.