O Secretário Municipal da Administração, usando das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 46 do Dec. nº 15.306, de 14.09.78, e

CONSIDERANDO:

- que estão encaminhando memorandos, cujo único conteúdo é a frase “autuar e devolver”,
- a necessidade de encaminhar o expediente completo, para que o Serviço de Autuação de processos possa obter dados para o preenchimento correto do formulário Cadastro de Processo;
- que os detalhes implicam em volume de trabalho;
- várias irregularidades constatadas;
- a flexibilidade para criação de novos pontos de autuação.

DETERMINA QUE:

- fica proibido o recebimento pelos Serviços de Autuação, de folhas sem texto (somente com o encaminhamento “para autuar e devolver”);
 

- expediente constituído de mais de uma folha deve ser encaminhado junto com um memorando contendo todos os dados cadastrais (interessado, endereço e assunto), que constituir-se-á na primeira folha do processo;
 

- expediente que solicitar informações sobre dados cadastrais ou tramitação de processo não deve ser autuado;
 

- iniciar o preenchimento do campo “interessado”, do formulário Cadastro de Processo, pelo nome da parte interessada, e não pelo número aposto no expediente originário;
 

- será responsabilizado o funcionário que não atender ao disposto no art. 6º do Dec. 15.306, de 14.9.78;
“art. 6º - Os papeis internos, tais como ofícios, memorandos, ordens de serviço e outros documentos assemelhados somente serão autuados pelos Serviços de Autuação, por solicitação de Chefias de Seção ou autoridades de nível hierárquico equivalente ou superior a estas, as quais fornecerão elementos de identificação necessários ao preenchimento da capa do processo”.
 

- é proibida a assinatura sobre carimbo, ou outra forma identificatória, de outro funcionário.
 

Os funcionários que não atenderem às determinações contidas na presente Portaria serão responsabilizados, de acordo com o disposto no art. 15 da Lei 8.777, de 14.09.78.
“art. 15 – serão responsabilizados todos aqueles que praticarem os seguintes atos:
I – adulteração de documentos, processos, termos,fichas, livros e assentamentos;
II – má fé, erro manifesto ou evidente, insuficiência nos despachos, pareceres e informações;
III – atraso, desídia, protelação ou negligência na prática de qualquer ato atinente ao andamento de papéis”.
 

Os casos de dúvidas serão esclarecidos pelo Gabinete do departamento de Expediente, desta Secretaria

Esta Portaria entrará em vigor na data de publicação.