DATA: 20/06/2002
DIRIGIDA: a todas Unidades, Autarquias e Empresas Públicas Municipais.
ASSUNTO: tramitação de processos/envio de processos a Autarquias e Empresas Públicas Municipais

O Diretor do Departamento Administrativo-Financeiro, usando de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO:
- a quantidade de processos na condição “Em Trânsito” sem recebimento pela unidade de destino;
- que o fato de um processo constar nesta condição com tempo superior a 10 (dez) dias dá ensejo a possibilidade de extravio;
- que muitos processos e relatórios de recebimento ficam retidos, sem recebimento no Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, nas Unidades intermediárias (protocolos centrais) aguardando retirada.
- os termos da Portaria 84/SMA-G/97 de 20.05.97
- a competência atribuída pelo parágrafo único do artigo 46 do Decreto 15.306 de 14.09.78.

EXPEDE

A presente Circular disciplinando os procedimentos a serem adotados na tramitação de processos pelo SIMPROC:
1. Toda unidade cadastrada no Sistema Municipal de Processos – SIMPROC deverá, ao receber um processo, efetuar o seu recebimento no Sistema imediatamente.
2. As Chefias das Unidades que interagem como intermediárias (protocolos centrais) deverão encaminhar os relatórios de imediato para as respectivas Unidades para recebimento no SIMPROC.
3 – Sempre que possível, a unidade remetente encaminhará diretamente o processo a unidade de destino, sem a passagem pelos protocolos centrais;
4 – Cabe a Divisão Técnica de Processos Municipais – DAF-3, comunicar periodicamente, através do relatório de processos em trânsito há mais de 10 (dez) dias, a respectiva Pasta da unidade remetente, sobre os processos “em trânsito”, para as devidas providências.
5 – O processo que estiver na Condição “EM TRÂNSITO”, continuará sendo de responsabilidade da unidade que o encaminhou, até que a unidade destinatária registre o seu recebimento no SIMPROC;
6 – Em caso de extravio de processo na condição “EM TRÂNSITO”, serão responsabilizados para fins de averiguação preliminar, as chefias das unidades envolvidas na tramitação;
7 – Na cota de encaminhamento do processo, ao lado da sigla da unidade destinatária, deverá ser aposto o respectivo código no SIMPROC.
7.1 - Caso a unidade não tenha código, deverá ser aposto o código da unidade hierarquicamente superior;
8 – O encaminhamento do processo deve ser registrado no SIMPROC, na data em que efetivamente a unidade for entregá-lo na unidade de destino;
9 – O DAF-3, publicará periodicamente, gráfico apontando a quantidade de processos “em trânsito”, distribuídos por Secretarias e Administrações Regionais
10 – Processos que devam ser encaminhados a Autarquias, empresas Públicas Municipais, Órgãos Estaduais, Federal, que não estejam cadastrados no SIMPROC, deverão ser encaminhados para o DAF-31, que procederá o encaminhamento e a atualização junto ao Sistema.
10.1 – Nessa hipótese, a cota a ser dada no processo, deverá ser dirigida ao Órgão destinatário, cabendo apenas o encaminhamento ao DAF-31 SIMPROC 60.15.40.310
11 - Esta Circular produzirá efeitos na data de sua publicação, sendo revogadas as disposições em contrário, em especial a Circular 01/DAF-G/97 e 009/DAF-G/2001