DATA: 24/02/1987
DIRIGIDA: a todas as Unidades Municipais e Autarquias
ASSUNTO: controle de processos
O Diretor do Departamento de Expediente, usando de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO
- os termos da Circular 14 de 7.2.85, publicada em 7.2.85, Circular 168 de 18.11.86, publicada e, 19.11.86 e Circular 11 de 9.2.87, publicada em 11.2.87;
- o elevado número de processos retidos nas Unidades e Autarquias, sem a devida definição;
- o elevado número de processos emprestados às Unidades que já ultrapassaram os seus prazos de devolução ao Arquivo Geral;
- que a não conferência da “Listagem de Estoque” tem trazido problemas ao Sistema de Controle e Gerenciamento de processos, uma vez que as informações dadas através da telefonia nem sempre são verídicos, pois, em muitos casos, os processos não se encontram fisicamente nas unidades.
EXPEDE
a presente Circular, solicitando:
1. todas as Unidades Municipais e Autarquias que recebem a “Listagem de Estoque”, emitida pelo Sistema de Controle e Gerenciamento de Processos, deverão, com urgência, fazer um levantamento em suas repartições, confirmando se os processos se encontram fisicamente em seus “pontos”;
2. devolver, imediatamente, os processos emprestados que estão em poder das Unidades, no caso de não serem mais necessários a consultas, tendo em vista a demora para essa devolução;
3. verificar, entre os processos com o maior tempo de tramitação na Unidade, as providências que poderiam ser tomadas a fim de diminuir o tempo de permanência dos mesmos que, em muitos casos, chegam a ser de até 7 anos;
4. comunicar ao diretor do Departamento de Expediente, de acordo com o disposto na Portaria 32/85 de 26.10.85, da S.M.A., publicada em 26.10.85, todas as irregularidades encontradas no que se refere a processos extraviados, ou seja, aqueles que, após efetuadas buscas físicas, não tenham sido localizados;
5. no caso dos processos terem tramitados de um “ponto” para outro sem o devido recibo, regularizar, o mais breve possível, esta situação, para que as informações dadas através da telefonia da Central de Controle de Processos – CCP – possam ser fornecidos com precisão;
6. confirmar, através de memorando, dirigido ao senhor Diretor da Divisão do Sistema Operacional de Processos – EXP-2, o nome, telefone, e endereço correto dos responsáveis pelos “pontos”;
7. eventuais dúvidas poderão ser dirigidas nos seguintes telefones:
EXP-G – 883-1931
SXP-CPPE – 883-1989
EXP-2 – 883-0356