O Secretário Municipal da Administração, usando de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO:
-à necessidade de modernização das rotinas de autuação, tramitação e encerramento de processos na PMSP;
-os recursos de informática que permitem globalizar sistemas e ampliar o leque de informações e
-a competência disposta no artigo 46 do Decreto 15.306 de 14.09.78.
RESOLVE:
1. A partir de 26.05.97 passa a vigorar o Sistema de Processos – SISPRO, que engloba os Sistemas de Controle e Gerenciamento de Processo, Fluxo de Processos e Perfil de Processos.
2. A autuação dos processos a partir desta data se procederá da seguinte maneira:
2.1 O cadastro de processo a ser colado na capa, bem como o protocolo a ser entregue ao munícipe, serão emitidos pelo SISPRO, na impressora da Unidade.
3. O número do processo será atribuído automaticamente pelo sistema, no momento do cadastramento.
4. No ato da autuação é obrigatório a apresentação, do original e cópia do CPF ou RG para pessoa física e CGC para pessoa jurídica;
4.1 A cópia fará parte integrante do processo.
5. Conforme o estabelecido pelos artigos 3º, 4º e 5º do Decreto 15.306/78 as unidades de autuação deverão:
5.1 Cadastrar os dados do munícipe com nome, endereço completo, telefone, CPF ou na ausência RG, no caso de pessoa física; e razão social, nome fantasia, local da sede, telefone e CGC em caso de pessoa jurídica;
5.2 No caso de unidades da PMSP cadastrar o CGC da unidade orçamentária responsável pela unidade solicitante;
5.3 O munícipe será cadastrado uma única vez no Sistema, independentemente da quantidade de processos que ele vier a autuar na PMSP.
6. Os documentos gerados pelas unidades da PMSP a serem autuados, deverão estar sempre numerados.
6.1 Fica revogada a obrigatoriedade de se utilizar o memorando de solicitação de autuação de processo, devendo esta, ser feita, no próprio documento a ser autuado.
7. Os demais procedimentos para autuação de processos permanecem inalterados;
8. A estrutura do número do processo passa a ser composta a partir de 26.05.97 da seguinte maneira:
8.1 Ano de cadastramento; numeração seqüencial cronológica e dígito de controle;
8.2 Os processos já cadastrados até aquela data e que estejam em tramitação pelas unidades da PMSP, terão seu número automaticamente convertido para a referida estrutura, sendo respeitado o seu ano de cadastramento.
8.3 O SISPRO permitirá através de consulta que se obtenha a informação sobre para qual número o processo foi convertido.
8.4 Este sistema só poderá ser acessado mediante senha (password) pessoal e intransferível.
9. A tramitação dos processos poderá ser registrada pelo número de etiqueta, ou pelo número atribuído pelo SISPRO.
9.1 As duas Unidades envolvidas na tramitação devem efetuar o seu registro.
9.2 Até que a Unidade receptora efetue o registro de recebimento, o sistema apresentará como localização do processo, a sigla da Unidade para onde o mesmo está sendo enviado, e a expressão “PROCESSO EM TRÂNSITO”.
10. O encerramento do processo consistirá em se registrar no SISPRO, o respectivo despacho decisório.
10.1 Somente nesta condição é que o processo poderá ser encaminhado para arquivado na Divisão de Arquivo Municipal de Processos – DAF-4.
11. Os demais procedimentos a serem adotados serão objetos de Circular a ser publicada pelo Departamento Administrativo Financeiro – DAF.
12. Esta Portaria entrará em vigor a partir de 26.05.97, revogada as disposições em contrário.