Subprefeituras eliminam papel nos processos administrativos

Homem olha para duas telas de computadorFazer cadastro de IPTU, pedir autorização para uma obra em casa ou autorizar repasse de recursos para compra de merenda ou uniformes são alguns exemplos de processos administrativos que estão sendo realizados com muito mais transparência, sustentabilidade e rapidez. Atualmente, todas as 32 subprefeituras da cidade estão trabalhando 100% com sistema digital por meio da plataforma SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

A iniciativa faz parte do programa Processo Eletrônico da Prefeitura de São Paulo, por meio da Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia, que reduz o tempo de burocracia dentro da Prefeitura, agiliza o dia-a-dia na cidade, aumenta a transparência e protege o meio-ambiente. Agora, nenhuma das subprefeituras utiliza mais papéis em sua rotina administrativa.

Para o subprefeito da Sé, Francisco Roberto Arantes Filho, a digitalização facilitou o trâmite dos processos, promoveu a desburocratização e ajudou na consulta de todas as atividades da subprefeitura. “A Sé foi a primeira subprefeitura a receber alguns processos de forma eletrônica, como recursos de multas e processos de CADAN (Cadastro de Anúncio na Prefeitura), o que proporcionou eficácia ao nosso trabalho e mais transparência para o munícipe”, afirma.

Na subprefeitura de Santo Amaro, os impactos do Processo Eletrônico também foram benéficos para a gestão governamental e para as pessoas. “Quando assumi a subprefeitura, há um ano, haviam alguns processos já tramitavam de forma eletrônica. Esse número foi aumentando e, hoje, não recebemos mais papel dos munícipes. Também deixados de imprimir ofícios e enviá-los pelo correio. São todos encaminhados por e-mail. Nosso trabalho se tornou muito ágil, damos retorno rápido para a população. Com este processo, a Prefeitura se tornou mais próxima do cidadão”, comemora a subprefeita Janaína Lopes de Martini.

“Nosso objetivo é construir uma cidade com transparência governamental, respeito ao meio ambiente e redução de tempo de burocracia interna. Migrar os processos para formato digital tem sido esforço de mobilização de todo o governo, que vem trabalhando em soluções inteligentes para construir uma São Paulo cada vez mais humana”, enfatiza Daniel Annemberg, secretário municipal de Inovação e Tecnologia.

Além das subprefeituras, 74 órgãos e entidades já não utilizam mais capa, papel e carimbo para autuar processos administrativos na Prefeitura, representando 98% de migração concluída para o ambiente digital. O programa “Processo Eletrônico” faz parte da Meta 34.3 do Programa de Metas 2019-2020 e do Decreto 57.868/17 que determina a migração de todos os novos processos administrativos para formato eletrônico.

Economia

O programa começou em 2015 e, desde então, houve a migração de 660 tipos de documentos para o modo eletrônico. Além de representar 98% do volume, significa uma economia de 34 milhões de folhas e de R$ 2 milhões para os cofres públicos.

A diminuição de gastos é justificada pela ausência de necessidade do aluguel de um local para armazenar os papéis, manutenção de arquivos, gastos com pessoal, com papel e veículos utilizados para o transporte dos documentos entre os órgãos da Prefeitura.

Prefeitura Digital

Para modernizar a infraestrutura das subprefeituras e viabilizar o uso do SEI a Prefeitura, por meio da Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia, atualizou todo o parque tecnológico das subprefeituras ao longo de dois anos. Foi a primeira vez que a Prefeitura de São Paulo estruturou um Plano de Governança em Tecnologia para garantir essa modernização de forma homogênea e organizada.

Com a iniciativa “Prefeitura Digital”, as subprefeituras ganharam internet seis vezes mais rápida, receberam cerca de 20 novos computadores por unidade e ferramentas. Mais de 50 servidores foram capacitados na área de TI, garantindo autonomia na resolução de problemas técnicos e melhor funcionamento das subprefeituras. Elas receberam ainda novos scanners para garantir a entrada de processos eletrônicos, dando fim ao uso de papel e economizando recursos.

“Vamos continuar investindo em inovação e tecnologia para tornar São Paulo uma cidade mais inteligente e humana. Com internet seis vezes mais rápida, equipamentos modernos e infraestrutura na rede das subprefeituras, o atendimento à população ficará mais rápido e eficiente em todas as regiões”, enfatiza Daniel Annenberg.

Até final de 2019, todas as regionais terão o cabeamento estruturado (rede física) renovado.

Plataforma SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é a plataforma que viabiliza a digitalização dos processos e garante a tramitação de forma segura, transparente e responsável . Engloba um conjunto de módulos e funcionalidades no meio eletrônico para a gestão de processos e documentos administrativos e foi desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª região Sul do País. O SEI foi cedido por meio de cooperação técnica à Prefeitura de São Paulo.

* Informações da Secretaria Especial de Comunicação

* Foto: Secretaria Municipal de Inovação e Tecnologia