DOCUMENTOS / FINALIDADES MAIS COMUNS
Que tipos de documentos podem ser solicitados pelo servidor?
Certidões, declarações e cópias de documentos médico-periciais arquivados no prontuário (laudos, licenças médicas, exame admissional).
Quais as finalidades mais comuns desses documentos?
Quitação do financiamento da casa própria, recebimento de seguro pessoal após aposentadoria por invalidez ou readaptação funcional, isenção da tarifa de transporte coletivo, saque do PIS/PASEP e reembolso do Imposto de Renda junto à Receita Federal em caso de isenção.
Quais documentos devem ser solicitados pela Unidade do servidor?
Rol de licenças médicas (sem CID) e cópia do Laudo de Readaptação Funcional, mediante memorando à Divisão de Epidemiologia e Informação da Coordenação de Gestão de Saúde do Servidor - COGESS.
É necessário requerer rol de licenças médicas à COGESS para efeitos de Auxílio-doença?
Não. O levantamento dos períodos de afastamento é realizado pela URH/SUGESP do servidor, porém, o rol de licenças médicas pode ser solicitado se houver divergência de informação em algum período de licença médica.
É necessário solicitar cópia de documentação médica para pedidos de retificação ou transformação de artigo de licenças médicas?
Não. Nestes casos, a unidade do servidor deverá enviar memorando solicitando a retificação ou transformação de artigo da licença médica para a COGESS e será feita a análise dos documentos entregues ao médico perito no ato da perícia.
PROCEDIMENTOS
SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS
Onde solicitar os documentos médicos?
Na recepção da sede da COGESS, no horário das 8h às 16h.
Há limite da quantidade de cópias a serem solicitadas?
Não, mas se exceder a 05 (cinco) unidades a COGESS emitirá um documento para o solicitante recolher a taxa correspondente em agência bancária.
Quem pode solicitar documentos de servidor vivo?
• O próprio servidor;
• Seu Procurador ou Curador por decisão judicial, com documentação comprobatória (original e cópia simples);
• Portador autorizado por procuração simples (não é necessário reconhecimento de firma da procuração, todavia, deverá outorgar poderes expressos para a retirada de documento específico na COGESS). No caso do servidor analfabeto é necessária a apresentação de Procuração Pública, expedida pelo Cartório de Títulos e Documentos);
Obs: O solicitante deverá apresentar, no momento da solicitação, o seu documento pessoal de identificação com foto, e o do servidor (original e cópia simples).
Quem pode solicitar documentos de servidor falecido?
Herdeiro ou Inventariante, mediante apresentação dos seguintes documentos (original e cópia simples):
• Certidão de Óbito do servidor;
• Comprovação da qualidade de herdeiro ou inventariante;
• Documento de identidade do herdeiro ou inventariante;
Advogado ou Representante de seguradora, mediante apresentação dos seguintes documentos (original e cópia simples):
• Certidão de Óbito do servidor;
• Procuração de herdeiro/inventariante;
• Documento de identidade da pessoa que outorga a procuração;
• Documento de identidade do representante ou advogado;
RETIRADA DE DOCUMENTOS
O que é necessário apresentar ao retirar os documentos?
- O próprio servidor → seu documento pessoal de identificação com foto;
- Representante legal→ seu documento pessoal de identificação com foto e o documento comprobatório da condição de curador ou procurador (original e cópia simples), bem como documento pessoal de identificação com foto do servidor (cópia simples);
- Pessoa da confiança do servidor se este encontrar-se impossibilitado de locomoção → documento pessoal de identificação com foto da pessoa, autorização assinada pelo servidor e documento pessoal de identificação com foto do servidor (cópia simples).
Em todos os casos apresentar protocolo entregue no ato do atendimento.
Quando retirar os documentos solicitados?
O servidor será informado da data de atendimento no ato do preenchimento do formulário de requerimento. Salientamos que será necessário que entre em contato dois dias antes da data agendada, pelo telefone 3397-3019 ou 3397-3004, para confirmação da chegada do prontuário, uma vez que os prontuários médicos não ficam arquivados na COGESS.
QUITAÇÃO DA CASA PRÓPRIA
Na quitação do financiamento da casa própria, como proceder?
Após publicação da Aposentadoria por Invalidez:
- O servidor (ou seu representante legal) retira formulário próprio no órgão onde obteve o financiamento e apresenta na COGESS.
- O formulário deve vir preenchido com os dados de identificação e assinatura do servidor, bem como assinatura da instituição financeira (bancos, CDHU, COHAB);
- O formulário deve conter a data de assinatura do Contrato de Financiamento, preenchida pela instituição financeira;
- A COGESS preencherá os dados de sua competência e devolverá o documento ao solicitante para prosseguimento do pedido de quitação junto à financiadora.
Após falecimento do servidor
- Os herdeiros ou inventariante (devidamente identificados) poderão tomar as providências junto à COGESS, conforme o caso, mediante apresentação da Certidão de Óbito do servidor (original e cópia) e do formulário acima citado.
SEGURO DE VIDA
Qual a rotina de atendimento da COGESS relacionada a Seguro de Vida?
Nos casos em que for necessária documentação para recebimento do Seguro de Vida por morte ou invalidez permanente do servidor, as informações sobre assistência médica não são da competência da COGESS, e sim do médico ou hospital que atende ou atendeu o servidor. Sendo assim, a COGESS não preenche formulários de tais seguros.
No caso da inexistência dessas informações por parte do médico ou hospital que assistiu o servidor, ou no caso de interesse da companhia de seguros por informações complementares, poderá ser adotado o seguinte procedimento:
- O interessado (ou seu representante legal) apresenta solicitação escrita e detalhada emitida pela companhia, citando quais documentos existentes no prontuário médico-pericial são necessários para complementação das informações relativas ao seguro.