Visando implementar o processo de avaliação dos documentos administrativos municipais e com o objetivo de racionalizar a produção documental, normalizar o fluxo de documentos, elaborar um plano de destinação, assim como resgatar e preservar a memória administrativa da cidade de São Paulo e a relação do cidadão com o Estado, foi criada, através da Portaria nº 39 – Pref-Gab, em 22 de janeiro de 1990 a Comissão Central de Avaliação de Documentos da Prefeitura do Município de São Paulo – CCAD juntamente com as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos das Secretarias, Autarquias e Empresas Municipais.
A Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD é uma entidade da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão. Sua presidência é exercida pela Diretoria do Arquivo Histórico de São Paulo, da Secretaria Municipal de Cultura, entidade que tem sob sua custódia a documentação de guarda permanente da Administração Pública Municipal da Cidade de São Paulo.
A legislação que criou a CCAD (Portaria nº 39, de 22/01/1990, com reorganização através dos Decretos n° 29.745, de 14/05/91 e 35.042, de 05/04/95) estabeleceu também as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos - CSA's, pertencentes às Secretarias, Autarquias e Empresas Públicas Municipais.
O objetivo geral da CCAD é instituir uma política de gestão de documentos no âmbito da administração pública municipal, com vistas à avaliação, seleção e preservação de seu patrimônio documental.
São competências da CCAD:
- Propor critérios de racionalização e controle da produção de documentos;
- Definir critérios de valoração de documentos destinados à preservação do patrimônio documental do Município;
- Orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's, no processo de levantamento e avaliação dos documentos produzidos e acumulados em suas unidades, e supervisionar as transferências ou recolhimentos de documentos, de acordo com a destinação proposta nas Tabelas de Temporalidade;
- Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's, conforme critérios definidos em legislação específica de cada secretaria municipal;
- Avaliar o teor das Tabelas de Temporalidade publicadas, promovendo, se necessário, correções ou adequações;
Submeter as Tabelas de Temporalidade à homologação da autoridade competente.
A Comissão Central de Avaliação de Documentos é multidisciplinar e intersecretarial, sendo constituída por profissionais das áreas de Arquivologia, História, Direito, Administração e Informática, de diversos setores da Administração.
A CCAD desenvolve em conjunto com as Comissões Setoriais de Avaliação ações conjuntas para garantir a preservação do patrimônio arquivístico da cidade. A CCAD compromete-se a discutir, planejar e implantar atividades práticas em cada Secretaria com a finalidade de diagnosticar e destinar a documentação acumulada e produzida pelos órgãos municipais.
As Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's são compostas por no mínimo cinco representantes – obrigatoriamente um da área jurídica e outro da área técnica –, de cada Secretaria, Autarquia ou Empresa Pública. Estes integrantes devem ter pleno conhecimento da estrutura organizacional da instituição à qual pertencem, além de domínio da tramitação e fluxo documental de sua área de atuação..
São competências das Comissões Setoriais de Avaliação-CSAs:
- Promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;
- Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD;
- Convocar auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;
- Acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;
- Propor modificações e atualizações permanentes na Tabela de Temporalidade de sua instituição;
- Elaborar relação de documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;
- Coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;
- Presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.
A importância da preservação dos acervos arquivístico
precisa ainda ser balizada pela implantação de um Sistema de Arquivos para o Município de São Paulo que garanta os procedimentos para recuperação da informação produzidos diariamente pela Prefeitura, para que não existam descartes irresponsáveis e que permita também a articulação dos diversos arquivos a partir da sua produção, com a implementação de normas e procedimentos homogêneos.
A CCAD busca a melhor maneira possível para implantação de uma política de avaliação e destinação dos documentos produzidos pela administração pública municipal.
Foram nomeadas e publicadas em Diário Oficial da Cidade de São Paulo as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos das seguintes secretarias:
- SME - Educação;
- Serviço Funerário Municipal;
- SEME – Esportes, Lazer e Recreação;
- SMT - Transportes;
- SP Trans;
- CET – Companhia de Engenharia de Trânsito;
- SIURB – Secretaria Municipal de Obras e Infra-Estrutura Urbana;
- Ouvidoria Geral do Município;
- SSO - Secretaria Municipal de Serviços;
- SNJ - Secretaria de Negócios Jurídicos;
- SVMA – Secretaria do Verde e Meio-Ambiente;
- Secretaria Municipal de Coordenação de Subprefeituras;
- SEMPLA - Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão;
- Secretaria Especial da Pessoa Com Deficiência e Mobilidade Reduzida;
- Autarquia Hospitalar Municipal Regional Leste;
- PRODAM;
- HSPM - Hospital do Servidor Público Municipal;
- Emurb - Empresa Municipal de Urbanização;
- SMC - Secretaria Municipal de Cultura;
- SGM - Secretaria de Governo Municipal;
- SF - Secretaria Municipal de Finanças;
- SPTuris – São Paulo Turismo.
A Comissão Central de Avaliação de Documentosé composta pelos seguintes integrantes:
- Liliane Schrank Lehmann – diretora do Arquivo Histórico de São Paulo/SMC - presidente;
- Guido Gustavo Flud Alvarenga – historiador – Arquivo Histórico de São Paulo/SMC;
- Fátima Colacite Pessoa de Oliveira – arquivista – Arquivo Histórico de São Paulo/SMC;
- Marcos Antonio Alves Ferreira – diretor do Arquivo Municipal de Processos /SEMPLA;
- Paulo Roberto Dutra – Diretor do Departamento de Gestão de Documentos Públicos/ SEMPLA;
- Maria José Miranda dos Santos – Assessoria Jurídica/SEMPLA;
- Raquel Maria Sebastião - PRODAM;
- Maurino José Barbosa– representante de autarquia municipal /SFM.
Legislação:
- Decreto 28.656 09 de abril de 1990 – estabelece mecanismos necessários à implantação de processo de avaliação de documentos públicos municipais;
- Decreto 29745 – 14/05/1991– estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos da Administração Pública do Município de São Paulo;
- Decreto n. º 46.400, de 28/09/2005 - altera o artigo 5º do Decreto nº 29.745, de 14 de maio de 1991, que estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos da Administração Pública do Município de São Paulo;
- Portaria nº 39 de 22/01/1990– cria a CCAD e as Comissões Setoriais de Avaliação das Secretarias, autarquias e empresas municipais.