Com o novo setor, a Secretaria pretende contribuir para a melhoria da gestão de suas unidades através da padronização e manualização dos procedimentos, avaliação do uso de recursos humanos, materiais e tecnológicos disponíveis, e aprimoramento das iniciativas relacionadas aos controles internos administrativos.
Com uma análise apurada dos procedimentos, a COCIN irá ajudar a Secretaria a trabalhar em prol da transparência ativa, tendo como foco a proposta da Administração Municipal. “O objetivo é facilitar a divulgação de dados relativos às atividades da Secretaria de Finanças,” explicou Paulo Henrique Aires Gonçalves, que assumirá o cargo de Coordenador da COCIN. Segundo ele, o primeiro ano de trabalho da coordenadoria, que terá apoio da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (COTEC), consistirá em criar ferramentas que possibilitem aos gestores das unidades visualizarem com mais detalhes cada uma das atividades sob sua responsabilidade, a fim de identificar possíveis espaços para melhoria.
“A finalidade será avaliar onde determinado setor está com dificuldade, como, por exemplo, carência ou excesso de servidores,” explicou. Segundo o coordenador, a geração de relatórios baseados em dados fornecidos por novas ferramentas possibilitará tornar mais visível o resultado dos trabalhos de cada unidade, aumentando a transparência e valorizando o trabalho dos servidores. “Muitas vezes os colegas trabalham muito, mas os resultados não aparecem tanto quanto poderiam,” destacou Paulo Henrique.
Para Anderson Duarte Meira, um dos auditores que fará parte da coordenadoria, a COCIN trará uma melhoria sensível à Secretaria de Finanças, por meio da sistematização de processos. “Será possível verificar se os procedimentos são os melhores dentro da tecnologia e conhecimento disponível, com o intuito de alcançar a excelência,” ressaltou. De acordo com o auditor, a COCIN deverá incentivar, em parceria com a EMAF, a programação de cursos sobre gestão de processos, que deverão ter início em 2015. Além disso, haverá palestras sobre padrão de ética e valores e condutas que fortaleçam um ambiente de integridade, de modo a prevenir situações de conflitos de interesse no desempenho da função pública.
Ao mesmo tempo, a COCIN deverá ser um canal de comunicação com a Controladoria Geral do Município (CGM), atuando em regime de cooperação institucional. “Uma vez estabelecidos os procedimentos esperados em cada situação, o trabalho da COCIN será verificar se os parâmetros foram observados,” destacou Anderson Meira.
Segundo Wagner Alexandre Damazio de Freitas, também auditor da coordenadoria, o contribuinte será beneficiado em vários aspectos. “O contribuinte sentirá a diminuição dos prazos para solução dos processos e melhoria da qualidade do atendimento. Ademais, com mais transparência, será possível compreender melhor o motivo de um eventual atraso. Atualmente, quando o processo demora mais do que o normal, o contribuinte tende a acreditar que aquilo é uma regra, quando na verdade é uma exceção, visto que muitos prazos médios são céleres,” ressaltou.
Composta por um coordenador e mais três auditores, a COCIN espera oferecer mecanismos para fortalecer a imagem da Secretaria de Finanças. “Nossa meta é dotar a instituição de instrumentos e metodologias para que ela seja forte e funcione acompanhando a renovação do quadro de servidores,” destacou Wagner Damazio.
Em linha com essa proposta, um dos projetos da nova coordenadoria consiste em propor a elaboração de manuais para os procedimentos realizados por todas as unidades. “Na administração pública, é comum que os servidores mais antigos absorvam, com o tempo, os procedimentos adequados em cada uma das situações do dia a dia. No entanto, é desejável que todas as atividades estejam expressamente previstas e documentadas. A criação de manuais, que já vem sendo feita na SUREM, permite ao servidor identificar qual conduta deve ser adotada em cada etapa do trabalho, conforme padrões estabelecidos pela Administração Municipal. Desta forma, a memória da instituição é criada, oferecendo mais segurança à Secretaria e ao próprio servidor,” explica Paulo Henrique.
Secretaria de Finanças terá nova Coordenadoria de Controle Interno (COCIN)
A Secretaria Municipal de Finanças e Desenvolvimento Econômico deverá instituir, nas próximas semanas, a Coordenadoria de Controle Interno (COCIN), cujo objetivo será de aumentar ainda mais a transparência das ações da Pasta e colaborar para a qualidade de processos internos.
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