Com o apoio da Controladoria Geral do Município (CGM), foi realizado nas últimas semanas o curso sobre Processo Administrativo e o Sistema Municipal de Processos (SIMPROC) a servidores das Subprefeituras. Atualmente, cerca de 1,3 milhão de processos ativos tramitam pelas diversas unidades da administração municipal, o que gera em alguns servidores dúvidas e dificuldades sobre a forma correta de manuseá-los.
Durante o curso, o diretor do Departamento de Gestão de Documentos Públicos, da Secretaria Municipal de Planejamento, Orçamento e Gestão (SEMPLA), Paulo Roberto Dutra, explicou os procedimentos adequados para receber, enviar, alterar, adicionar informações e consultar um processo administrativo, conforme determina a Lei Estadual 14.141/2006. Tais cuidados evitam que um documento se perca ou que haja atrasos no andamento do processo.
“Todo processo administrativo nada mais é do que um conjunto de documentos que exigem uma decisão. Ele se divide em quatro fases: autuação, instrução, despacho e arquivamento. É um documento público e também uma forma de avaliar a eficiência da administração municipal”, explicou, ressaltando a responsabilidade de cada unidade da Prefeitura em zelar pelo correto andamento do processo que passa por sua análise.
“A unidade que envia o processo é responsável pelo documento até que o outro setor acuse seu recebimento, o que deve ser feito por meio do preenchimento de um formulário obrigatório. Outra orientação importante é que qualquer acréscimo por parte do servidor ao processo original deve ser notificado na Folha de Informação”, salientou.
Dutra também destacou as melhorias no SIMPROC, um dos maiores sistemas em operação da Prefeitura, possuindo mais de 20 mil usuários em cerca de 3 mil unidades, 6 milhões de processos cadastrados e 1,3 milhões de processos ativos. A interface do sistema vem passando por um amplo trabalho de modernização desenvolvido pelo Departamento de Gestão de Documentos Públicos e a PRODAM, iniciado com a sua transferência para a web. O projeto tem facilitado o trabalho das unidades da Prefeitura, bem como o acesso do munícipe aos documentos.
“A tramitação dos processos administrativos foi bastante simplificada com a modernização do SIMPROC. Hoje, mais de 1 milhão de pessoas acompanham o andamento destes documentos pela Internet. Por isso, tão importante quanto manusear corretamente estes processos é atualizar os seus trâmites no sistema, para que o cidadão que acompanha este processo possa saber exatamente em que unidade se encontra o documento”, concluiu.
