1 - O que é Processo Eletrônico?
2 - O que é Sistema Eletrônico de Informações - SEI?
3 - Um processo tramitado em papel e autuado no SIMPROC deve ser digitalizado e inserido no SEI?
4 - Quem pode autuar processos eletrônicos?
5 - Como assinar um documento eletrônico?
6 - Documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?
7 - No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?
8 - Como os processos tramitam no SEI?
9 - Os processos eletrônicos são arquivados após sua conclusão?
10 - No SEI, como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
1 - O que é Processo Eletrônico?
Processo Eletrônico é o processo administrativo que foi criado e tramitado de forma eletrônica. Todos os documentos que integram o processo são criados digitalmente ou digitalizados, e a tramitação não exige o uso de papel: tudo é enviado e recebido eletronicamente, por meio de um sistema que funcione em rede ou pela internet. O processo eletrônico garante economia de tempo, espaço físico, papel e outros insumos, além de oferecer maior agilidade e controle na movimentação de documentos, com grande potencial de redução do tempo médio de tramitação dos processos.
2 - O que é Sistema Eletrônico de Informações – SEI?
O SEI é um sistema que operacionaliza o Processo Eletrônico. Criado pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é utilizado por uma série de órgãos do Executivo, Legislativo e Judiciário no Brasil. Foi desenvolvido em plataforma aberta e cedido gratuitamente para a Prefeitura de São Paulo, por meio de um convênio com o TRF4.
O sistema permite criar e editar documentos; iniciar e tramitar processos para múltiplas unidades; e realizar todas as tarefas necessárias para a análise e despachos necessários a todos os processos administrativos. Trata-se de um sistema seguro, que funciona por meio da web e está disponível para todas as unidades da Prefeitura.
Além disso, o SEI traz algumas inovações em relação ao processo tradicional em papel. Uma das principais é a possibilidade de enviar processos a mais de uma unidade ao mesmo tempo - eliminando a logística e o tempo necessário para realizar o mesmo procedimento em processos físicos.
3 - Um processo tramitando em papel e autuado no SIMPROC deve ser digitalizado e inserido no SEI?
Não. Se um processo já foi autuado no SIMPROC, ele deve ter sua tramitação concluída em papel. Somente novos processos serão autuados no SEI, conforme regulamentação disponível na Portaria Conjunta 001/SMG-SMIT.
4 - Quem pode autuar processos eletrônicos?
Todos os servidores municipais que participaram do curso de capacitação do SEI. Após realizar o curso, o acesso ao sistema será liberado em até dois dias úteis e comunicado por e-mail. O curso é aberto a todos os servidores e tem inscrições abertas regularmente pela EMASP. Confira mais informações.
Além disso, não existe mais a necessidade de encaminhar um processo para a unidade autuadora: no Processo Eletrônico, todas as unidades da Prefeitura podem autuar e tramitar processos.
5 - Como assinar um documento eletrônico?
No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital, conforme regulamentação da Prefeitura. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.
Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI, antes de enviar o processo a outra unidade.
6 - Documentos eletrônicos podem receber datas retroativas?
Não. O SEI gera a data do documento automaticamente, assim que ele é criado no sistema. Não é possível alterar a data atribuída pelo sistema.
7 - No SEI, qual é a diferença entre documento interno e documento externo?
Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI, e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha ou certificação digital. Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.
8 - Como os processos tramitam no SEI?
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.
9 - Os processos eletrônicos são arquivados após sua conclusão?
Sim, os processos são considerados concluídos e arquivados quando é juntado o Termo de Encerramento. Porém, ainda será possível consultá-lo pelo Portal de Processos Administrativos, em que podem ser visualizados os documentos na consulta aberta, se o processo for público, ou na área logada, em cados de processos restritos e estiver em nome do usuário logado.
10 - Como posso acompanhar a tramitação de um processo específico?
O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca.
Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer servidor pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.