Perguntas Frequentes - Prestação de Contas

Tire suas dúvidas

 1. Para quem eu devo entregar as minhas prestações de contas e pendências das notificações de irregularidades solicitadas, e quais são os meus prazos?

O setor responsável pelo recebimento de documentos é a SGP – Supervisão Geral de Parcerias, agendando um horário com um colaborador. Esse colaborador irá receber os documentos necessários e protocolá-los. O prazo para entrega de prestação de contas parcial é de até 07 dias corridos após o último dia do último mês de abrangência do trimestre, segundo a cláusula 5.2.10.2 do termo de convênio (se o último mês a prestar contas parcialmente é novembro, a tolerância é até 07 de Dezembro), caso esse prazo não seja cumprido, uma justificativa deverá ser apresentada.
Para entrega de pendências de notificações, a convenente tem até 10 dias de tolerância a partir da data de entrega do AR pelo correio, ou retirada pessoal, sendo que esse prazo pode ser prorrogado em mais dez dias, sob circunstâncias devidamente justificativas e autorizadas.

2. O que são relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros são uma série de anexos que devem ser apresentados, listando os itens previstos resumidamente, seu valor previsto e seu valor executado. Os relatórios não só definem esses dados bases como também auxiliam na organização do processo geral.

3. Quais e como devem ser feitos os relatórios financeiros?

Nesta página há quatro modelos de relatórios financeiros utilizados na prestação de contas: anexo I – recursos humanos, anexo II – planilha específica, anexo III – serviços de terceiros e anexo IV – contrapartida, cada um deve ser feito de um modo, clicando sobre o nome do anexo, é possível visualizar uma versão dele atualizada.

4. Quais despesas podem ser flexibilizadas, e quais não?

O FUMCAD permite que as despesas gerais, tais como alimentos, materiais de escritório, materiais de higiene e limpeza, entre outros, sejam flexibilizados dentro do trimestre ou semestre, ou seja, que o valor de um mês possa ser alocado em outro, não se alterando os valores previstos nos relatórios financeiros, somente seu executado.
As despesas que jamais entram nessa situação são: recursos humanos, encargos, provisão, benefícios, concessionárias (gás, água, luz, telefone [...]) e serviços de terceiros.

5. Quem pode assinar os documentos enviados a prestação de contas dos convênios FUMCAD?

Os únicos membros que podem assinar um ofício, cartas, justificativas e relatórios financeiros em primeira mão são os representares legais da instituição, ou seja – presidente, vice-presidente ou procuradores. Caso os procuradores não venham a ser citados no termo de convênio, é necessário apresentar a procuração daquele que está assinando.

6. O que é uma carta de solicitação de verba, e quando ela deve ser apresentada?

Para formalizar o requerimento de verba, é necessário apresentar uma carta de solicitação da mesma. O valor que a ser inserido durante seu preenchimento, deve ser equivalente ao estabelecido no termo de convênio, e esta deve ser apresentada trimestralmente, enquanto houver parcelas a serem recebidas (Cláusula 5.2.7 do Termo de Convênio). Consulte o modelo da carta de repasse aqui.

7. O que é uma carta de encaminhamento, e quando ela deve ser apresentada?

A carta de encaminhamento, é uma declaração da entidade a qual ela encaminha a prestação de contas, como o próprio nome diz. O valor que a ser inserido durante seu preenchimento, deve ser equivalente ao estabelecido no termo de convênio, e esta deve ser apresentada mensalmente. Consulte o modelo da carta de encaminhamento aqui.

8. Quais extratos bancários devem ser apresentados e de que forma?

Os três extratos a serem apresentados a prestação de contas são:
- O extrato da conta geral da instituição, demonstrando o recebimento da parcela, trimestralmente e sua transferência para conta específica (se houver);
- O extrato da conta específica do projeto mensalmente, e caso haja despesas anteriores que constem no extrato, apresentar uma declaração da entidade identificando a rubrica da despesa no extrato e seu mês de competência;
- Extrato da conta aplicação do projeto, preferencialmente em poupança (caso contrário, justificar);

9. O FUMCAD cobre tarifas bancárias?

Não, a verba do FUMCAD não cobre tarifas bancárias, multas ou juros pagos de quaisquer dívidas da instituição, qualquer valor debitado da conta do projeto alusivo a esses valores deve ser reembolsado pela entidade (Artigo 14, Inciso XIV da Portaria 009/2014/SMDHC).

10. O que é considerado comprovante de pagamento para as prestações de contas do FUMCAD?

Os comprovantes de pagamento aceitos para despesas com a verba do FUMCAD são:
- Para colaboradores: cheques (nominais, não endossáveis e cruzados), transferências bancárias (preferencialmente nominais), guia do sistema utilizado pela instituição constando o nome do funcionário (caso a entidade utilize um, tal como SISPAG); (Cláusula 5.3.1.2.3.1 do Termo de Convênio)
- Para transferências provisionadas (férias, 13º e indenizações): comprovante da transferência bancária para a conta aplicação do projeto;
- Para compromissos fiscais: guia do encargo social (IR, FGTS, PIS e GPS/INSS) com autenticação bancária ou transferência;
- Para notas fiscais eletrônicas: cheques, transferências bancárias e pagamentos realizados através do cartão de débito da conta específica (apresentando a cópia frente e verso do cartão sempre que este for usado).

11. Como os holerites dos colaboradores devem ser apresentados?

Os holerites de todos os colaboradores devem ser apresentados no seu devido mês de competência, assinado e carimbado internamente com as informações do projeto, tanto os originais, quanto as cópias.
Na ausência de holerites originais, onde a entidade utiliza um sistema por exemplo, deve-se apresentar além da cópia do holerite assinada, uma declaração instituindo a impossibilidade de carimbar os holerites originais, devido a inexistência dos mesmos, ao mesmo tempo em que relaciona os nomes dos empregados aos seus respectivos cargos dentro do projeto (Cláusula 5.3.1.2.3.1 e 5.3.1.2.3 do Termo de Convênio).

12. Quais são as guias de encargos que eu devo apresentar, uma vez que tenho recursos humanos na minha planilha orçamentária?

As guias de encargos que deverão ser apresentadas mensalmente são: IR (caso o valor gasto com o empregado supere R$ 1.500,00), GPS/INSS, FGTS e PIS (caso haja isenção, enviar documento comprobatório) (Artigo 25, Inciso III da Portaria 009/2014/SMDHC).

13. Quais são os relatórios associados ao FGTS que devem ser apresentados?
Os relatórios relacionados a guia de FGTS são: o relatório GFIP-SEFIP, o protocolo de conectividade social e o relatórip FPAS (Artigo 25, Inciso III da Portaria 009/2014/SMDHC).

14. Tenho aluguéis previstos em meu plano de trabalho, quais documentos devo apresentar?

Além dos documentos básicos como contrato reconhecido em cartório referente a vigência do convênio (ou seu termo aditivo), recibo e comprovante de pagamento do aluguel, por decisão tomada pelo Tribunal de Contas do Município, a entidade deverá também apresenta a guia do IPTU do imóvel e sua comprovação de pagamento;

15. Tenho material de divulgação previsto em meu plano de trabalho, o que devo apresentar em relação a essa rubrica?

Além da nota fiscal eletrônica e seu comprovante de pagamento, deve ser apresentado um modelo do material (seja ele flyer, banner, camisa, cartaz, etc.), sendo que nesse deve constar somente o logo do FUMCAD, o logo do CMDCA e o da entidade.

16. Tenho pessoas jurídicas previstas em meu plano de trabalho, quais documentos devo apresentar?

Os documentos a serem apresentados na existência de pessoa jurídica são:
- Nota fiscal eletrônica do contratado;
- Comprovante de pagamento;
- Guia de encargos, que varia conforme o tipo de empresa a ser contratada – se ela for MEI, deve-se apresentar o optante pelo simples, e para outros tipos de empresas do município de São Paulo, a Certidão de Tributos Mobiliários, que engloba os impostos devidos;
- Contrato assinado que esteja compatível com as atribuições e vigência do convênio;
- Caso o contratado esteja fora do município de São Paulo, deve-se apresentar três cotações da função ou justificativa da escolha desta contratação (seja por serviços exclusivos, por exemplo);
Lembrando que, os contratados pela entidade devem oferecer serviços conciliáveis aos códigos permitidos ao seu CNPJ, ou seja, alguém que por exemplo, não possuí a permissão para fornecer serviços de psicologia visualizados no site do Consulta CNPJ, não podem ser pagos com a verba provida do FUMCAD;

17.O que normalmente deve constar dentro da descrição de uma nota fiscal eletrônica de serviços (NFE-s)?

As informações que devem compor a descrição de todas as NFE-s, serão:
- Serviço prestado;
- Termo de convênio completo (XXX/20XX/SMDHC);
- Nome do projeto;
- Horas trabalhadas