Todos nós temos um arquivo e muitas vezes não sabemos disso. Só nos nossos bolsos carregamos dois tipos de arquivo, uma carteira e um celular.

Mas como assim?

Podemos considerar a carteira um arquivo porque nela portamos nossos documentos pessoais, por exemplo RG, CPF, Carteira de Motorista, às vezes, certidão de nascimento e por aí vai.

Na modernidade, uma das formas de legitimação do poder estatal é a sua relação com o cidadão portador de direitos e deveres. O registro público do indivíduo (RG, CPF) é a garantia de efetivação desses direitos.

O Estado, para o mesmo fim, deve também manter seus registros e quem possui esta competência são os arquivos públicos.

Tal como na carteira, o arquivo seleciona aquilo que deve ou não ser guardado. Para tornar a seleção mais objetiva e impessoal possível, produzimos o que é chamado instrumentos de gestão documental como os Planos de Classificação (PC) e Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD).

Já o aparelho celular é usado para comunicação, mas também para guardamos vários tipos de documentos pessoais, tais como fotos, vídeos, mensagens, comprovantes de pagamento de conta, etc... Ali está nosso acervo pessoal.

Neste processo está implícito a seleção daquilo que nós queremos ou precisamos guardar, característica do que denominamos coleção.

O Arquivo também possui coleções pessoais ou empresariais, porém, para estar num Arquivo Público, esta pessoa ou empresa deve ter impactado a história e o cotidiano de São Paulo e seus habitantes.

Chamamos isto de coleção de interesse social.

O objetivo principal da gestão documental é, portanto, racionalizar a produção e guarda dos documentos e podermos realizar a eliminação de documentos públicos de forma legal e organizada otimizando recursos financeiros e humanos, além de espaços para depósito desta documentação.

E aqui devemos considerar também àqueles gerados de forma digital, já que estes ocupam espaços em storages e PCs que, com sua profusão, necessitam cada vez mais de investimentos em tecnologia para sua manutenção, bem como correm riscos de perda, caso estejam armazenados em equipamentos obsoletos ou em nuvens não controladas pelo poder público.

Pelo Decreto nº 57.783 de 13 de julho de 2017 que dispõe sobre a Política de Gestão Documental e o Sistema de Arquivos do Município de São Paulo, o órgão central do Sistema de Arquivos da Prefeitura de São Paulo e responsável pela elaboração dos instrumentos de Gestão em parceria com as secretarias municipais é a Coordenadoria de Gestão Documental (CGDOC) da Secretaria Executiva de Gestão (SEGES/SGM), sendo o Arquivo Histórico Municipal (AHM) a ponta final deste processo.

Para maiores informações, acessem o site http://gestaodocumental.prefeitura.sp.gov.br