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CCAD

Comissão Central de Avaliação de Documentos da Prefeitura do Município de São Paulo - CCAD

A Comissão Central de Avaliação de Documentos - CCAD é uma estrutura vinculada à Secretaria Municipal de Gestão, cujas atribuições definidas em lei são:

- propor critérios de racionalização e controle da produção de documentos;

- definir critérios de valoração de documentos destinados à preservação do patrimônio documental do Município;

- orientar e coordenar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's, no processo de levantamento e avaliação dos documentos produzidos e acumulados em suas unidades, e supervisionar as transferências ou recolhimentos de documentos, de acordo com a destinação proposta nas Tabelas de Temporalidade;

- avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's, conforme critérios definidos em legislação específica de cada secretaria municipal;

- avaliar o teor das Tabelas de Temporalidade publicadas, promovendo, se necessário, correções ou adequações;

- submeter as Tabelas de Temporalidade à homologação da autoridade competente.


Fazem parte desta comissão os seguinte servidores, conforme Portaria nº 12/2016-SMG:

  • Débora Cristina Santos da Silva | SMC/Arquivo Histórico Municipal 
  • Karla Aparecida Maestrini | SMC/Arquivo Histórico Municipal Paulo 
  • Roberto Dutra | SMG/Coordenadoria de Gestão de Documentos Públicos 
  • Marcos Antonio Alves Ferreira | SMG/Divisão do Arquivo Municipal de Processos 
  • Paulo Henrique Hachich de Cesare | SMG/Coordenadoria Jurídica Luciano Cyrillo Filho | PRODAM/Gerência de Logística e Patrimônio 
  • Virgínia de Fátima Novelli | AHM/Departamento Técnico da Informação

Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's

As Comissões Setoriais de Avaliação - CSA's são compostas por no mínimo cinco representantes – obrigatoriamente um da área jurídica e outro da área técnica –, de cada Secretaria, Autarquia ou Empresa Pública. São atribuições das CSA’s:

- promover o levantamento e a identificação das séries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo órgão;

- elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessárias justificativas, para a apreciação e aprovação da CCAD;

- convocar auxiliares temporários para o desenvolvimento dos trabalhos, em razão de sua especificidade ou volume;

- acompanhar os trabalhos de organização, racionalização e controle de arquivos e documentos de seu órgão, visando o estabelecimento de rotinas de eliminação ou envio para guarda permanente;

- propor modificações e atualizações permanentes na Tabela de Temporalidade de sua instituição;

- elaborar relação de documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente;

- coordenar o trabalho de seleção e preparação material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponíveis para eventuais verificações;

- presenciar a eliminação dos documentos, lavrando a respectiva ata.

Em consonância com a legislação federal e municipal que disciplina o fluxo e a guarda da documentação pública, bem como a Portaria nº 46 da Secretaria Municipal de Gestão, que dispõe sobre a eliminação de documentos públicos nas secretarias, é de suma importância a instauração das comissões setoriais e sua manutenção para além da elaboração dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade.

Para tanto, o Arquivo Histórico Municipal possui em sua estrutura a Coordenação de Gestão e Avaliação de Documentos, cujas atribuições são, conforme Lei Municipal nº 15.608, de 2012, Decreto Municipal nº 28.656, de 1990, e nº 29.745, de 1991:

- promover e implementar, na forma da lei, a política de gestão documental no âmbito da administração pública municipal, mediante normas e procedimentos padronizados;

- orientar as atividades desenvolvidas pelos órgãos setoriais no processo de levantamento e avaliação dos documentos produzidos e acumulados em sua unidade;

- adequar propostas de Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade elaboradas pelos órgãos setoriais;

- avaliar o teor das Tabelas de Temporalidade publicadas, promovendo, se necessário, correções e adequações. Legislação específica:

  • Portaria nº 39, de 22/1/1990– cria a CCAD e as Comissões Setoriais de Avaliação das Secretarias, autarquias e empresas municipais; 
  • Decreto nº 28.656, 9/4/1990 – estabelece mecanismos necessários à implantação de processo de avaliação de documentos públicos municipais; 
  • Decreto nº 29.745, de 14/5/1991 – estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos da Administração Pública do Município de São Paulo; 
  • Decreto nº 46.400, de 28/9/2005 - altera o artigo 5º do Decreto nº 29.745, de 14 de maio de 1991, que estabelece normas de avaliação e destinação para os documentos da Administração Pública do Município de São Paulo.